ประชุมออนไลน์แบบมืออาชีพ

ยุคนี้ คือยุคของออนไลน์อย่างแท้จริง

สืบเนื่องจากสถานะการณ์ของโลกเปลี่ยนไปอย่างมาก ทำให้การสื่อสารของคนเราแบบเห็นหน้าเห็นตาลดน้อยลง ไม่สามารถจับมือเพื่อทักทายได้อย่างเดิม ดังนั้น การประชุมออนไลน์จึงมีส่วนช่วยอย่างมากในการทำธุรกิจ ไม่ว่าจะขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ แล้วคุณหล่ะเตรียมตัวพร้อมหรือยัง

จากบทความที่ผ่านมา ผู้เขียนได้พูดถึงเครื่องมือช่วยในการประชุมออนไลน์ และยังมีการแนะนำโปรแกรมในการใช้งาน “แบบฟรีๆ” ไปบ้างแล้ว ส่วนบทความนี้ จะมาแนะนำวิธีการปฏิบัติตัวระหว่างการออนไลน์ว่า จะทำตัวอย่างไร ให้ดูเป็นแบบมืออาชีพ

ข้อปฏิบัติและการเตรียมตัวก่อนและระหว่างการประชุมออนไลน์

  • เตรียมพร้อมอุปกรณ์ในการประชุม ไม่ว่าจะเป็น Notebook, Smartphone หรือ Tablet ว่าพร้อมหรือไม่ แบตเตอรี่มีมากน้อยเพียงไร ยิ่งเป็นการประชุมนอกสถานที่ ยิ่งจำเป็นต้องระวังในส่วนของแบตฯ เป็นอย่างยิ่ง เพราะการประชุมออนไลน์ผ่านวีดีโอ จะทำให้แบตฯ หมดเร็วมากกว่าการสื่อสารด้วยเสียงเพียงอย่างเดียว
  • สัญญาณอินเตอร์เน็ต ควรตรวจสอบตำแหน่งให้ดี ยิ่งอยู่ในตำแหน่งที่คนมากๆ สัญญาณอินเตอร์เน็ตอาจไม่แรงเพียงพอ อาจทำให้กระตุกได้เช่นกัน
  • กรณีประชุมอยู่ในบ้านหรือสำนักงาน ควรตรวจสอบเรื่องแสงไฟ ให้เหมาะสม
  • ควรระวังฉากหลังของบ้านว่า น่ามองแค่ไหน ถ้าไม่สวยงาม แนะนำให้ทำฉากหลังเบลอหรือเปลี่ยนฉากหลังไปเลย (ขึ้นกับโปรแกรมที่ใช้ในการประชุมออนไลน์
  • ตำแหน่งของกล้องควรให้อยู่ตรงกลาง
  • ระหว่างการประชุมแบบเห็นหน้า ควรมีการมองตา เมื่อให้ผู้พูดทราบว่า เรากำลังตั้งใจฟังอยู่ ณ ขณะนั้น
  • ระวังการเคลื่อนไหว ไม่ทำตัว “ดุ๊กดิก” ขยับตัวไปมา
  • ควรเข้าร่วมประชุมก่อนล่วงหน้า อย่างน้อย 5-10 นาที ทั้งนี้ เพื่อทดสอบสัญญาณอินเตอร์เน็ต สัญญาณเสียงและภาพ ว่าสามารถแสดงได้ถูกต้อง คมชัดหรือไม่
  • ท้ายที่สุด สำคัญมาก นั่นคือ การปิดไมโครโฟน “Mute” ทุกครั้ง กรณีที่ยังไม่ถึงเวลาที่เราจะพูดหรือบรรยาย ทั้งนี้ เพื่อป้องกันเสียงรบกวนจากสถานที่ที่เราร่วมประชุม

เพียงแค่ปฏิบัติตามวิธีการข้างต้น จะทำให้ทุกครั้ง ที่เราเข้าร่วมประชุม จะสามารถลดปัญหาและทำให้ผู้ร่วมประชุมคนอื่นๆ เห็นถึงความเป็น “มืออาชีพ” ของเรา

Avatar

Mr. ONE - Admin

ทำงานด้านไอทีโดยเฉพาะ ชอบเทคโนโลยีเป็นชีวิตจิตใจ ชอบขีดๆ เขียนๆ โดยเฉพาะเขียนข้อมูลเกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์ โปรแกรม มีประสบการณ์การเขียนหนังสือคอมพิวเตอร์ เขียนแบบเรียนระบบสารสนเทศทางด้านโรงแรม