Admin ระบบ Microsoft 365 มือใหม่

ก่อนเริ่มใช้ Microsoft 365

สำหรับองค์กรที่กำลังตัดสินใจเลือกใช้ Microsoft 365 เพื่อเปลี่ยนระบบอีเมลแบบเดิมๆ มาใช้อีเมลของ Microsoft มีหลายสิ่งที่ต้องเรียนรู้ก่อนการปรับเปลี่ยน บทความนี้จะมาแชร์ประสบการณ์การเป็น Admin ของ Microsoft 365

แน่นอนครับ เรื่องราคา คงเป็นปัจจัยสำคัญอย่างมากในการตัดสินใจ แต่เนื่องจาก Microsoft 365 ทำงานบนระบบคลาวด์ของ Microsoft ดังนั้น ทำให้เราไม่จำเป็นต้องมี Server เป็นของตนเอง นอกจากนี้ ยังไม่สามารถต้องเสียค่าไฟ ค่าปรับเปลี่ยน Server เมื่อถึงเวลาที่กำหนดอีกด้วย

เรื่องที่ควรรู้ก่อนใช้ Microsoft 365

  • Microsoft 365 ไม่ใช่มีแค่อีเมล
  • สามารถใส่รูปของเจ้าของอีเมล
  • รองรับการเปลี่ยนชื่ออีเมล เป็นอีเมลขององค์กร
  • มีระบบ Exchange เป็นของตนเอง
  • รองรับการจัดการสแปมเมล จากส่วนกลาง
  • ควบคุมการทำงานทั้งหมด จากส่วนกลาง
  • มี Shared Mailbox ที่ช่วยให้ประหยัดค่าใช้จ่ายได้
  • รองรับการปรับแต่ง Policy ให้เหมาะสมแต่ละบริษัท
  • มีพื้นที่การใช้งานส่วนตัว 1TB (OneDrive)
  • รองรับการทำงานไฟล์เดียวกัน ผ่านระบบ Cloud
  • รองรับการแชร์ไฟล์ขนาดใหญ่ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร
  • มี App Microsoft Office ใช้งานบนระบบ Cloud แถมมาด้วย
  • มี App อื่นๆ เพิ่มเติมให้ฟรี
  • ถ้าต้องการ Microsoft Office บน PC ต้องเลือกซื้อ License ให้ถูก
  • สามารถมีบริการจัดการระบบได้มากกว่า 1 คน
  • มีการอัพเกรดระบบตลอดเวลา (อาจเป็นปัญหาของคนไอที)

เตรียมตัวก่อนเริ่ม Implement Microsoft 365

หลังจากได้ทำการตัดสินใจเลือกใช้ Microsoft 365 แล้ว ขั้นตอนต่อมา ก็ควรมาตรวจสอบอีเมลเดิมที่มีการใช้งานอยู่ในองค์กร ว่ามีเท่าไหร่ มีอีเมลไหนที่สามารถปรับเปลี่ยนไปใช้ Shared Mailbox ได้หรือไม่ (Mailbox นี้สามารถสร้างและใช้งานได้ฟรี) รายละเอียดเพิ่มเติม ให้ไปหาอ่านได้ในหัวข้อเกี่ยวกับ Shared Mailbox นะครับ

ประเภทของ Microsoft 365 Licenses ก็ควรเลือกซื้อให้ถูกต้อง อาจเลือกซื้อจาก Licenses พื้นฐานสำหรับองค์กร คือ “Microsoft 365 Business Basic” ซึ่งราคาก็พอสมควร แถมยังสามารถได้ส่วนลดบ้าง ถ้าซื้อผ่านตัวแทน Microsoft 365 Business Basic นี้ ไม่มี App Microsoft Office ให้นะครับ เพราะถือว่าราคาถูกที่สุดแล้ว เหมาะสำหรับองค์กรขนาดเล็กถึงขนาดกลาง ที่มีจำนวนอีเมลไม่มากนัก

เวอร์ชั่นที่มี Microsoft 365 App แถมมาด้วย ต้องซื้อรุ่น Microsoft 365 Business Standard หรือ Microsoft 365 Business เฉยๆ

เริ่มต้น Implement Microsoft 365

คงต้องเริ่มจากการ Migrate หรือการโยกย้ายระบบ Mail จากของเดิม มาเป็น Microsoft 365 ในส่วนนี้ อาจขอความช่วยเหลือจากบริษัทตัวแทนที่เรามีการสั่งซื้อระบบ ซึ่งจะช่วยลดปัญหาข้อมูลเมลเก่าได้เป็นอย่างดี อีกอย่างหนึ่งก็คือ การกำหนด Domain Name ให้มาใช้ในระบบ Microsoft 365 ซึ่งเราก็จะได้อีเมล ภายใต้ชื่อเว็บไซต์ของเรา นั่นเอง

ถัดมา ก็คงเป็นเรื่องของการสร้างอีเมล Account ของแต่ละบุคคล ลืมบอกไปว่า การเริ่มต้น สามารถเข้าไปที่ https://www.office.com ได้โดยตรง

กำหนด Policy พื้นฐาน ดังนี้

  • ระดับการเข้าถึงของ Admin ต่างๆ
  • รายละเอียดรหัสผ่าน (Password)
  • ระยะเวลาในการเปลี่ยนรหัสผ่าน ทุกๆ กี่วัน
  • การกำหนด 2FA การเข้าถึงเมล
  • Group Email
  • Shared-Mailbox

ท้ายที่สุดก็คงเป็นเรื่องของการอบรม ให้ความรู้พื้นฐานในการใช้งานอีเมลบน Microsoft 365 เพราะไม่ใช่แค่เพียงการเรียนรู้การใช้งานอีเมลเท่านั้น ยังมีเรื่องสำคัญที่ต้องการเรียนรู้ต่างๆ อีกมากมาย ทั้งนี้ เพื่อให้สามารถใช้ความสามารถของ Microsoft 365 ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็น

  • ใช้งานอีเมลผ่าน Office.com
  • การใช้งาน Calendar
  • การใช้งาน App Microsoft Office บน Cloud
  • การใช้งาน OneDrive
  • การแชร์ไฟล์ขนาดใหญ่ภายในองค์กร
  • การทำงานร่วมกันในไฟล์เดียวกัน
  • Conference ด้วย Microsoft Team
  • App ต่างๆ อีกมากมาย เช่น Power BI, Forms, Planner เป็นต้น
  • การใช้งาน SharePoint

ทั้งหมดนี้ เป็นเพียงข้อมูลเบื้องต้น สำหรับใครก็ตามที่กำลังจะนำ Microsoft 365 มาใช้งานส่วนตัว หรือในองค์กร แต่ในแง่ของไอทีหรือคนที่ดูแลระบบแล้ว ยังมีอีกหลายหัวข้อที่จะต้องตระเตรียมความพร้อมมีมากมาย แต่ทั้งนี้ จะกล่าวแค่เป็นเพียงแนวทางเบื้องต้น สำหรับ “มือใหม่” หัดทำหน้าที่เป็น Admin ของ Microsoft 365

หวังว่า ข้อมูลเบื้องต้นนี้ คงจะมีประโยชน์บ้าง สำหรับน้องๆ ที่กำลังต้องการข้อมูลเกี่ยวกับ ระบบ Microsoft 365 แล้วพบกันใหม่ บทความดีๆ ในครั้งหน้า..

Avatar

Mr. ONE - Admin

ทำงานด้านไอทีโดยเฉพาะ ชอบเทคโนโลยีเป็นชีวิตจิตใจ ชอบขีดๆ เขียนๆ โดยเฉพาะเขียนข้อมูลเกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์ โปรแกรม มีประสบการณ์การเขียนหนังสือคอมพิวเตอร์ เขียนแบบเรียนระบบสารสนเทศทางด้านโรงแรม