บริหารอีเมลอย่างมืออาชีพด้วย Microsoft Outlook

ตอน สำรองข้อมุลอีเมลบน Microsoft Outlook  

ถ้าพูดถึงโปรแกรมการสำหรับการรับส่งเมลที่มีคนใช้งานมากที่สุดในโลก นอกเหนือจากการใช้งานผ่านฟรีอีเมล หรือเว็บเมลทั้งหลาย ผมเชื่อว่า คนส่วนใหญ่น่าจะใช้ Microsoft Outlook ซึ่งมีความสามารถอื่นๆ อีกหลายอย่างที่เคยได้แนะนำไปแล้ว บทความนี้ จะมาแนะนำเรื่องที่สำคัญมากอย่างหนึ่งที่หลายคนละเลยไม่ปฏิบัติ นั่นคือการสำรองอีเมล เพื่อลดขนาดกล่องเก็บอีเมลที่อาจมีปัญหาเต็ม

วิธีการต่อไปนี้ ทดสอบจากโปรแกรม Microsoft Outlook 2010 ส่วนเวอร์ชั่นอื่นๆ จะมีหลักการเดียวกัน แต่เมนูการเข้าถึงอาจต่างกันบ้างเล็กน้อย

ทำไมต้องสำรองอีเมลเก็บไว้

auto archive outlook
การทำสำรองอีเมล หรือการ backup mail แยกเมลเก่าๆ ออกจากโฟลเดอร์ที่ใช้งานปัจจุบัน เราเรียกว่า การทำ Archive  ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญมากหลังจากที่เรามีการใช้งานไประยะหนึ่ง อาจทำทุกเดือน หรือทุกๆ สามเดือน ทั้งนี้ ขึ้นกับจำนวนอีเมลที่รับเข้าและส่งออกในแต่ละวัน

ขั้นตอนการทำ Archive Microsoft Outlook

การทำ Archive เพื่อแยกเมลไปเก็บไว้ในอีกโฟลเดอร์ สามารถทำได้ทั้งแบบอัตโนมัติหรือแบบ manual  ซึ่งแต่ละอย่างก็มีขั้นตอนการทำงานอย่างเดียวกัน เรามาดูเลยว่า จะมีขั้นตอนอย่างไรบ้าง

วิธีกำหนดค่าให้ทำ Archive เมลแบบอัตโนมัติ

microsoft outlook autoarchive
microsoft outlook autoarchive
  1. คลิกเข้าเมนู File
  2. คลิกเลือก Options
  3. เลือกเมนูคอลัมภ์ด้านซ้ายชื่อ Advanced
  4. คลิกเลือก AutoArchive Settings
  5. กำหนดรายละเอียดในการสั่งให้โปรแกรมสำรองอีเมลว่าจะให้ทำเมื่อไร อย่างไร
    1. Run AutoArchive every ..  กำหนดว่าจะให้ทำ Archive ทุกๆ กี่วัน  (ถ้ามีเมลเข้ามามากวันละเป็นร้อยเมล การทำทุกๆ  14 วันก็เป็นตัวเลขที่เหมาะสม)
    2. Prompt before AutoArchive runs  ถ้าเลือกจะเป็นการกำหนดว่าให้เตือนก่อนการทำการสำรอง
    3. คลิกปุ่ม OK เพื่อยืนยัน

หลังจากกำหนดค่าต่างๆ ข้างต้น พอถึงเวลาที่กำหนดไว้ โปรแกรมก็จะทำการ Archive  หรือย้ายเมลเก่าๆ ออกให้ทันที

ทิปการตั้งค่า Archive แต่ละโฟลเดอร์

นอกเหนือจากการตั้ง AutoArchive แบบปกติ เราสามารถกำหนดค่า Archive แบบเลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการเองได้ด้วย สำหรับขั้นตอน สามารถทำได้ดังนี้

  1. คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่ต้องการ เช่น Sent Items เป็นต้น
  2. คลิกขวาเลือก Properties
  3. คลิกแท็บ AutoArchive
  4. ตั้งค่าตามต้องการ
Avatar

Mr. ONE - Admin

ทำงานด้านไอทีโดยเฉพาะ ชอบเทคโนโลยีเป็นชีวิตจิตใจ ชอบขีดๆ เขียนๆ โดยเฉพาะเขียนข้อมูลเกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์ โปรแกรม มีประสบการณ์การเขียนหนังสือคอมพิวเตอร์ เขียนแบบเรียนระบบสารสนเทศทางด้านโรงแรม