ทิปลดขนาดไฟล์พรีเซนเทชั่นให้เล็ก
ปัญหาไฟล์ใหญ่ของ PowerPoint
ถ้าคุณใช้โปรแกรม Microsoft PowerPoint ในการสร้างเอกสารพรีเซนเทชั่น ผมเชื่อว่าส่วนใหญ่ก็มักจะเจอปัญหาไฟล์ขนาดใหญ่ บางครั้งแค่ใส่ไฟล์รูปภาพเพียงไม่กี่รูป ไฟล์ที่ได้ก็มีขนาดใหญ่มากเป็น 10 MB เลยทีเดียว
แล้วอย่างนี้จะส่งไฟล์ผ่านอีเมลก็ไม่ค่อนสะดวกเท่าไหร่ ยิ่งถ้าจะส่งและรับผ่านอุปกรณ์โมบายอย่างสมาร์ทโฟนแล้วด้วย ปัญหายิ่งแล้วใหญ่ สาเหตุหลักๆที่ทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่ ส่วนใหญ่มาจากการใส่ไฟล์รูปภาพที่ถ่ายด้วยกล้องหรือโทรศัพท์ที่มีความละเอียดสูง (จริงๆ แล้วแค่ถ่ายด้วยกล้องความละเอียดสัก 1-2 ล้านพิกเซล ก็เพียงพอแล้ว)
แล้วปัญหาไฟล์ที่มีขนาดใหญ่จะแก้ไขได้อย่างไร
สำหรับผู้ใช้โปรแกรม Microsoft PowerPoint เวอร์ชั่น 2007, 2010 ขึ้นไป เราสามารถแก้ไขปัญหานี้ได้ง่ายๆ เพราะจะมีคำสั่งช่วยในการย่อขนาดไฟล์โดยเฉพาะในส่วนของรูปภาพแบบอัตโนมัติ และสามารถเลือกได้ว่าจะย่อเพื่อใช้สำหรับส่งอีเมล หรือสำหรับการแสดงบนเว็บ เรามาดูวิธีการย่อขนาดไฟล์ของพรีเซนเทชั่นกันเลยดีกว่า
วิธีลดขนาดไฟล์ข้อมูลของ PowerPoint
compress pictures MS PowerPoint
- เปิดไฟล์เอกสารพรีเซนเทชั่นของ PowerPoint
- คลิกเมนู File
- เลือกคำสั่ง Save As
- ข้างๆ ปุ่ม Save ด้านล่าง จะมีคำว่า Tools
- ให้คลิกที่คำสั่ง Tools จะพบคำสั่งย่อย
- เลือก Compress Pictures
- จากนั้นเลือกหัวข้อ Email
- คลิกปุ่ม OK
- จากนั้น คลิกเลือก Save ตามปกติ
เพียงเท่านี้ ไฟล์พรีเซ็นเทชั่นของเราที่มีขนาดใหญ่ ก็จะถูกลดขนาดอย่างอัตโนมัติ ไม่ว่าคุณจะใส่รูปเข้าไปมากน้อยเพียงใดก็ตาม ก็สามารถลดได้ทั้งหมด และสิ่งสำคัญไม่ต้องกลัวว่า รูปภาพเวลาแสดงจะไม่ชัด เพราะผลการทดสอบหลายต่อหลายครั้ง งานพรีเซนเทชั่นของเราก็ยังคงสวยงามเช่นเดิม
คุณทราบหรือไม่ว่า สิ่งหนึ่งที่โปรแกรม Microsoft PowerPoint ไม่สามารถลดขนาดได้ นั่นคือ ไฟล์วีดีโอและไฟล์เพลงที่เรามีการเลือกใส่เข้าไปในพรีเซนเทชั่น ดังนั้น ถ้าต้องการให้ไฟล์มีขนาดเล็ก ควรจะทำการย่อขนาดไฟล์ให้เล็กลงก่อนนำไปแทรกในเอกสาร PowerPoint