พื้นฐานการส่งเมล ที่ทุกคนต้องทราบ

microsoft outlook tips

ทำความรู้จักโฟลเดอร์ต่างๆ ของการรับส่งเมล

รับส่งเมล ใครๆ ก็สามารถทำได้ แต่คุณเชื่อหรือไม่ว่า มีคนจำนวนมากที่ยังไม่แน่ใจว่า โฟลเดอร์ต่างๆ ภายในโปรแกรมรับส่งเมล มีความหมายและใช้สำหรับทำอะไร เรื่องนี้เป็นเรื่องจริงที่ได้ผ่านการทดสอบจากนักเรียนนับร้อยๆ พนักงานออฟฟิคนับพันๆ คนที่ไม่สามารถตอบถูกได้ทั้งหมด เอาเป็นว่า เรามาเรียนรู้การรับส่งเมลในส่วนของ โฟลเดอร์ต่างๆ ว่ามีอะไรบ้าง และแต่ละโฟลเดอร์สำคัญขนาดไหน

บทความนี้ทดสอบจากโปรแกรม Microsoft Outlook 2010 ซึ่งถ้าคุณใช้โปรแกรมตัวอื่น หรือเวอร์ชั่นอื่น ก็สามารถเรียนรู้ได้เช่นเดียวกัน เพราะอาจมีความแตกต่างกันเล็กน้อย เท่านั้น

แนะนำโฟลเดอร์ต่างๆ บนโปรแกรมรับส่งเมล

folder mail microsoft-outlook

  1. Inbox
    หมายถึง โฟลเดอร์ที่ใช้สำหรับรับเมล ที่มีคนส่งถึงเรา
  2. Drafts
    หมายถึง โฟลเดอร์ที่เก็บเมลที่เขียนไว้ แต่ยังไม่ได้มีการส่ง
  3. Sent Items
    หมายถึง โฟลเดอร์ที่ใช้เก็บเมลที่มีการส่งออกไปแล้ว
  4. Deleted Items
    หมายถึง โฟลเดอร์ที่เก็บเมลที่มีการลบทิ้งออกไป เราสามารถกู้กลับมาได้ โดยใช้วิธีคลิกและลากเมลที่ต้องการไปยังโฟลเดอร์ Inbox หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการ
  5. Junk E-mail
    หมายถึง โฟลเดอร์ที่เก็บเมลที่มีการส่งเข้ามา และระบบอีเมลตรวจสอบว่า มีลักษณะเหมือนอีเมลขยะ เราสามารถคลิกและลากเมลที่เราต้องการกลับไปยังโฟลเดอร์ปกติข้างต้นได้เช่นกัน บางครั้งโปรแกรมก็ดูเหมือนจะมีการประเมินผิดๆ
  6. Outbox
    หมายถึง โฟลเดอร์ที่เราเก็บเมลที่เราคลิก Send ออกไปแล้ว อยู่ระหว่างการส่งออก ถ้าไม่ออก แสดงว่ามีปัญหากับอีเมลนี้ ดังนั้น เวลาเราส่งอีเมล ต้องตรวจสอบด้วยว่า มีการส่งออกจาก Outlook และไปเก็บยัง Sent Items แล้วหรือยัง
  7. RSS Feeds
    เป็นคุณสมบัติใหม่ของ Microsoft Outlook ที่ใช้สำหรับดึงข่าว จากเว็บไซต์ที่ให้บริการ RSS Feeds
  8. Search Folders
    ใช้สำหรับการตั้งค่าหรือเงื่อนไขในการตรวจสอบเมลต่างๆ เช่น ต้องการให้แสดงรายชื่ออีเมลที่เรายังได้อ่านทั้งหมด เป็นต้น ส่วนการใช้งาน ก็เพียงคลิกขวาที่ Search Folders จากนั้น New Search Folders จากนั้นก็เลือกเงื่อนไขที่เราต้องการ ช่วยให้เราทำงานได้สะดวกมากขึ้น โดยเฉพาะกับคนที่มีเมลเข้ามาจำนวนมากๆ
  9. archive
    โฟลเดอร์ที่ใช้สำหรับการสำรองข้อมูลจากโฟลเดอร์ปกติข้างต้น  ถ้าต้องการรายละเอียดให้ลองค้นหาภายในเว็บนี้ พิมพ์คำว่า Archive หรือจะเข้าไปดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่หัวข้อ วิธีใช้โปรแกรม Microsoft Outlook

ถ้าสามารถจำได้หรือเข้าใจว่า แต่ละโฟลเดอร์คืออะไร และมีคุณสมบัติในการใช้ทำอะไร รับรองคุณจะสามารถใช้งานอีเมลได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะกับผู้ใช้งาน Microsoft Outlook

ทิปเพิ่มเติม โฟลเดอร์ของ Microsoft Outlook

ตัวเลขที่อยู่ด้านหลังของชื่อโฟลเดอร์ และอยู่ในวงเล็บ คือ จำนวนอีเมลที่ส่งเข้ามา และเรายังไม่ได้คลิกเข้าไปอ่าน