พื้นฐานการส่งเมล ที่ทุกคนต้องทราบ
ทำความรู้จักโฟลเดอร์ต่างๆ ของการรับส่งเมล
รับส่งเมล ใครๆ ก็สามารถทำได้ แต่คุณเชื่อหรือไม่ว่า มีคนจำนวนมากที่ยังไม่แน่ใจว่า โฟลเดอร์ต่างๆ ภายในโปรแกรมรับส่งเมล มีความหมายและใช้สำหรับทำอะไร เรื่องนี้เป็นเรื่องจริงที่ได้ผ่านการทดสอบจากนักเรียนนับร้อยๆ พนักงานออฟฟิคนับพันๆ คนที่ไม่สามารถตอบถูกได้ทั้งหมด เอาเป็นว่า เรามาเรียนรู้การรับส่งเมลในส่วนของ โฟลเดอร์ต่างๆ ว่ามีอะไรบ้าง และแต่ละโฟลเดอร์สำคัญขนาดไหน
บทความนี้ทดสอบจากโปรแกรม Microsoft Outlook 2010 ซึ่งถ้าคุณใช้โปรแกรมตัวอื่น หรือเวอร์ชั่นอื่น ก็สามารถเรียนรู้ได้เช่นเดียวกัน เพราะอาจมีความแตกต่างกันเล็กน้อย เท่านั้น
แนะนำโฟลเดอร์ต่างๆ บนโปรแกรมรับส่งเมล
- Inbox
หมายถึง โฟลเดอร์ที่ใช้สำหรับรับเมล ที่มีคนส่งถึงเรา - Drafts
หมายถึง โฟลเดอร์ที่เก็บเมลที่เขียนไว้ แต่ยังไม่ได้มีการส่ง - Sent Items
หมายถึง โฟลเดอร์ที่ใช้เก็บเมลที่มีการส่งออกไปแล้ว - Deleted Items
หมายถึง โฟลเดอร์ที่เก็บเมลที่มีการลบทิ้งออกไป เราสามารถกู้กลับมาได้ โดยใช้วิธีคลิกและลากเมลที่ต้องการไปยังโฟลเดอร์ Inbox หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการ - Junk E-mail
หมายถึง โฟลเดอร์ที่เก็บเมลที่มีการส่งเข้ามา และระบบอีเมลตรวจสอบว่า มีลักษณะเหมือนอีเมลขยะ เราสามารถคลิกและลากเมลที่เราต้องการกลับไปยังโฟลเดอร์ปกติข้างต้นได้เช่นกัน บางครั้งโปรแกรมก็ดูเหมือนจะมีการประเมินผิดๆ - Outbox
หมายถึง โฟลเดอร์ที่เราเก็บเมลที่เราคลิก Send ออกไปแล้ว อยู่ระหว่างการส่งออก ถ้าไม่ออก แสดงว่ามีปัญหากับอีเมลนี้ ดังนั้น เวลาเราส่งอีเมล ต้องตรวจสอบด้วยว่า มีการส่งออกจาก Outlook และไปเก็บยัง Sent Items แล้วหรือยัง - RSS Feeds
เป็นคุณสมบัติใหม่ของ Microsoft Outlook ที่ใช้สำหรับดึงข่าว จากเว็บไซต์ที่ให้บริการ RSS Feeds - Search Folders
ใช้สำหรับการตั้งค่าหรือเงื่อนไขในการตรวจสอบเมลต่างๆ เช่น ต้องการให้แสดงรายชื่ออีเมลที่เรายังได้อ่านทั้งหมด เป็นต้น ส่วนการใช้งาน ก็เพียงคลิกขวาที่ Search Folders จากนั้น New Search Folders จากนั้นก็เลือกเงื่อนไขที่เราต้องการ ช่วยให้เราทำงานได้สะดวกมากขึ้น โดยเฉพาะกับคนที่มีเมลเข้ามาจำนวนมากๆ - archive
โฟลเดอร์ที่ใช้สำหรับการสำรองข้อมูลจากโฟลเดอร์ปกติข้างต้น ถ้าต้องการรายละเอียดให้ลองค้นหาภายในเว็บนี้ พิมพ์คำว่า Archive หรือจะเข้าไปดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่หัวข้อ วิธีใช้โปรแกรม Microsoft Outlook
ถ้าสามารถจำได้หรือเข้าใจว่า แต่ละโฟลเดอร์คืออะไร และมีคุณสมบัติในการใช้ทำอะไร รับรองคุณจะสามารถใช้งานอีเมลได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะกับผู้ใช้งาน Microsoft Outlook
ทิปเพิ่มเติม โฟลเดอร์ของ Microsoft Outlook
ตัวเลขที่อยู่ด้านหลังของชื่อโฟลเดอร์ และอยู่ในวงเล็บ คือ จำนวนอีเมลที่ส่งเข้ามา และเรายังไม่ได้คลิกเข้าไปอ่าน
