เปลี่ยนบัญชี Email เป็น Shared Mailbox

Micrsoft 365

จัดการ Mailbox ใน Microsoft 365

สำหรับผู้ใช้งาน Microsoft 365 ไม่ว่าจะเป็นนักเรียน นักศึกษา หรือองค์กรขนาดเล็กหรือใหญ่ก็ตาม คงทราบดีว่า แต่ละอีเมลที่มีการใช้งาน จะมีค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่ายเป็นรายเดือนหรือรายปี ดังนั้น เวลาที่มีพนักงานลาออก เราจำเป็นจะต้องทำลบบัญชีอีเมลออก แต่ บางองค์กร ยังต้องการเก็บเมลเก่าของคนๆ นั้น และอาจต้องการให้คนใหม่ดูแล

หลายคนอาจใช้วิธีการ backup ไฟล์เมล ของคนเก่า และ copy ไปให้คนใหม่ ซึ่งดูเหมือนว่า จะไม่ใช่เรื่องง่าย สำหรับมือใหม่

แปลง Email เป็น Shared Mailbox ง่าย สะดวกกว่า

Shared Mailbox เป็นอีกหนึ่งประเภทของเมลบน Microsoft 365 ที่สามารถใช้งานได้เช่นเดียวกับอีเมล ไม่มีรหัสผ่านในการเข้าถึง แต่จะใช้สำหรับรับเมลเพียงอย่างเดียว นอกจากนี้ จะต้องมีการสร้าง member เพื่อให้สามารถมองเห็นและอ่่านเมลได้ แต่ที่สำคัญ และดีมากๆ คือ “ไม่มีค่าใช้จ่าย”

Shared Mailbox เหมาะสำหรับสร้างเป็นเมล ที่มีชื่อเป็นกลาง (Generic Email) เพื่อใช้สำหรับการรับเมลเป็นหลัก ตัวอย่างเช่น info@mail.com เป็นต้น

ประโยชน์ของการแปลงเป็น Mailbox ปกติ เป็น Shared Mailbox นั่นคือ จะทำให้ License อีเมลของคนที่ลาออก สามารถใช้งานกับคนใหม่ได้ทันที และเมลของคนเก่าที่มีการติดต่อกับคนอื่นๆ พนักงานคนใหม่ก็สามารถอ่านได้อีกด้วย ไม่จำเป็นต้องไป copy ไฟล์เก่ามาให้คนใหม่ สะดวกและมีประโยชน์มาก

วิธีการแปลง Email เป็น Shared Mailbox

  1. Login เข้าไปที่ www.office.com
  2. ใช้ User ที่เป็นระดับ Admin เพื่อให้สามารถแก้ไขได้
  3. คลิกหัวข้อ Admin
  4. เลือกหัวข้อ User
  5. เลือก Active User
  6. เลือกบัญชีที่ต้องการเปลี่ยน
  7. คลิกเลือก จะพบหน้าต่างด้านขวา
  8. คลิกเลือก Mail
  9. คลิกเลือกหัวข้อ More actions
  10. เลือก “Convert to shared mailbox”

สิ่งสำคัญ หรือหลังจากแปลงเป็น Shared Mailbox แล้ว เราจำเป็นจะต้องเข้าไปที่เมนูหัวข้อ “Licenses and apps” จากนั้น ก็ปลดเครื่องหมายถึงหน้า Licenses “Microsoft 365 Business Basic” หรือชื่อ Licenses ที่เราใช้งานออก เพียงเท่านี้ เราก็สามารถมี License เพิ่ม เพื่อนำไปใช้งานกับผู้ใช้งานคนอื่นๆ ได้ทันที ไม่ต้องสำรองข้อมูล Email และไม่ต้องตั้งค่า Forwarding mail อีกด้วย