ทิปใส่ Email Signature ใน Microsoft Outlook

Email Signature คืออะไร

การส่งอีเมล หรือการตอบกลับอีเมล สิ่งหนึ่งที่มักมีในเนื้อหาของจดหมายทุกฉบับ นั่นคือ คำลงท้าย รวมทั้งชื่อและรายละเอียดของผู้ตอบ ไม่ว่าจะเป็นชื่อตำแหน่ง ชื่อบริษัท ที่อยู เบอร์โทร หรือแม้แต่กระทั่งเว็บไซต์  นอกจากนี้บางคนยังใส่โลโก้บริษัทแนบไปอีกด้วย อันนี้ก็แล้วแต่ว่าใครจะใส่อะไรเข้าไป ไม่ได้หวงห้าม แต่แนะนำว่า อย่าเยอะเลย เดี๋่ยวเมลจะมีขนาดใหญ่หรือดูเลอะเทอะจนเกินไป  รายละเอียดและคำลงท้ายเหล่า่นี้ เราเรียกว่า Signature นั่นเอง

เพื่อให้การใช้งานอีเมลมีประสิทธิภาพและรวดเร็วมากขึ้น แนะนำวา ให้ใส่ Signature ในโปรแกรมการส่งเมล ซึ่งปกติ ทุกๆ โปรแกรมการรับส่งเมลก็มีความสามารถนี้อยู่แล้ว สนใจก็ลองทำตามขั้นตอนดังนี้ดู  ทางเราทดสอบจากโปรแกรม Microsoft Outlook 2010

วิธีการใส่ Signature ใน Microsoft Outlook 2010

outlook signature screen
outlook signature screen
  1. เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook 2010
  2. คลิกเมนู File
  3. คลิกเลือกคำสั่ง Options
  4. ที่หน้าต่างหัวข้อ Mail
  5. คลิกเลือกปุ่ม Signature
  6. จะพบหน้าต่างเปิดใหม่ชื่อ Signature & Stationery
  7. คลิกปุ่ม New เพื่อสร้างใหม่
  8. ใส่ชื่อ Signature ที่ต้องการเช่น My Signature เป็นต้น
  9. ที่หน้าต่างด้านล่าง ให้พิมพ์รายละเอียดที่เราต้องการ เช่น ใส่ชื่อ พร้อมเบอร์โทรศัพท์ หรือใส่ Line ID เป็นต้น
  10. คลิกปุ่ม OK  เมื่อใส่ข้อมูลตามที่ต้องการแล้ว
  11. กรณีต้องการแทรกภาพด้วย ให้คลิกปุ่มสัญลักษณ์รูปวิว  (รูปที่ใส่ไม่ควรมีขนาดใหญ่มาก ควรมีตัดภาพให้เล็กลงก่อน)
  12. กรณีต้องการเลือกว่า จะใช้ signature นี้กับอีเมลไหน (กรณีมีมากว่าหนึ่งอีเมลในเครื่องเดียวกัน) กับ จะใช้ต้องสร้างเมลใหม่ หรือตอนส่งกลับให้คลิกเลือกที่หัวข้อ Choose default signature
    • Email account – เลือกว่าจะใช้กับอีเมลไหน
    • New message – เลือก signature อันไหนสำหรับกรณีเขียนเมลใหม่
    • Replies / Forwards – เลือก signature อันไหนสำหรับการตอบกลับ หรือส่งต่อ

ทิปเพิ่มเติมเกี่ยวกับ E-mail Signature

  • สามารถสร้าง Signautre ได้มากกว่าหนึ่งอัน
  • สามารถแทรกรูปภาพเข้าไปได้ เฉพาะภาพนิ่่ง
  • สามารถสร้างลิงค์ไปยังเว็บไซต์ของเราได้
  • สามารถเลือกว่า Signature ที่สร้าง จะใช้เฉพาะ New Email หรือ Replies/Forwards อีเมลได้ด้วย
Avatar

Mr. ONE - Admin

ทำงานด้านไอทีโดยเฉพาะ ชอบเทคโนโลยีเป็นชีวิตจิตใจ ชอบขีดๆ เขียนๆ โดยเฉพาะเขียนข้อมูลเกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์ โปรแกรม มีประสบการณ์การเขียนหนังสือคอมพิวเตอร์ เขียนแบบเรียนระบบสารสนเทศทางด้านโรงแรม