วิธีใช้คำสั่ง Subtotal ใน Excel

Function คำสั่งที่ช่วยคำนวณ

การทำงานบนเอกสารหรือ sheet ใน Microsoft Excel นอกเหนือจากการคำนวณ คูณ หาร บวก และลบแล้ว การใช้ Function หรือสูตรในการคำนวณ ดูจะเป็นอีกวิธีหนึ่งที่ทำให้การใช้งานดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น แถมยังสามารถช่วยลดขั้นตอนในการทำงานได้มากยิ่งขึ้นด้วย 

Subtotal อีกหนึ่ง Function พื้นฐานที่ควรใช้งานเป็น

การบวกเลขหรือจะใช้คำสั่ง Sum เป็นคำสั่งพื้นๆ ที่เชื่อว่าทุกคนที่ใช้ Excel สามารถใช้งานได้ แต่ถ้าเราต้องการบวกเลขเป็นกลุ่มๆ เช่น สรุปยอดขายในแต่ละแผนก ก่อนสรุปยอดรวมทั้งหมด น่าจะเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลาพอสมควร ยิ่งถ้ามีแผนกย่อยๆ เป็นจำนวนมาก ยิ่งต้องใช้เวลามาก เป็นต้น ปัญหานี้ สามารถใช้คำสั่ง Subtotal ช่วยในการคำนวณได้อย่างง่าย

วิธีใช้คำสั่ง Subtotal

1. พิมพ์ข้อมูลลงในตาราง Excel
2. ในส่วนของ section ให้พิมพ์เป็นแยกเป็นกลุ่ม
3. หลังจากใส่ข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้คลุมข้อมูล
4. เลือกคำสั่งเมนู Data จากนั้นคลิกไอคอน Subtotal
5. ที่หน้าต่าง Subtotal ให้คลิกเลือก
   1. At each change in
      เลือก Section เพราะต้องการให้มีการรวมยอด subtotal
   2. User function
      เลือก Sum เพราะต้องการให้บวกเลข
   3. Add subtotal to
      เลือก Revenue เพราะต้องการให้มียอด subtotal ในส่วนของรายได้
6. คลิกปุ่ม OK

ทิปเพิ่มเติมคำสั่ง Subtotal ใน Excel

สังเกตให้ดีที่หน้าคอลัมภ์ A จะพบเครื่องหมาย (-) ปรากฏอยู่ ให้ลองคลิกดู จะกลายเป็นเครื่องหมาย (+) ซึ่งจะหมายถึงการสั่งให้ Excel แสดงข้อมูลเฉพาะยอด subtotal ไม่ต้องแสดงรายละเอียด ทำให้เราสามารถทำรายงานได้ทั้งแสดงรายละเอียด และแสดงเฉพาะยอดสรุปเท่านั้น ยิงนกครั้งเดียว ได้นกสองตัว อีกหนึ่งคำสั่ง Function Excel ดีๆ ที่ไม่ควรพลาด