วิธีใช้คำสั่ง Subtotal ใน Excel

Function คำสั่งที่ช่วยคำนวณ
การทำงานบนเอกสารหรือ sheet ใน Microsoft Excel นอกเหนือจากการคำนวณ คูณ หาร บวก และลบแล้ว การใช้ Function หรือสูตรในการคำนวณ ดูจะเป็นอีกวิธีหนึ่งที่ทำให้การใช้งานดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น แถมยังสามารถช่วยลดขั้นตอนในการทำงานได้มากยิ่งขึ้นด้วย
Subtotal อีกหนึ่ง Function พื้นฐานที่ควรใช้งานเป็น
การบวกเลขหรือจะใช้คำสั่ง Sum เป็นคำสั่งพื้นๆ ที่เชื่อว่าทุกคนที่ใช้ Excel สามารถใช้งานได้ แต่ถ้าเราต้องการบวกเลขเป็นกลุ่มๆ เช่น สรุปยอดขายในแต่ละแผนก ก่อนสรุปยอดรวมทั้งหมด น่าจะเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลาพอสมควร ยิ่งถ้ามีแผนกย่อยๆ เป็นจำนวนมาก ยิ่งต้องใช้เวลามาก เป็นต้น ปัญหานี้ สามารถใช้คำสั่ง Subtotal ช่วยในการคำนวณได้อย่างง่าย
วิธีใช้คำสั่ง Subtotal
- พิมพ์ข้อมูลลงในตาราง Excel
- ในส่วนของ section ให้พิมพ์เป็นแยกเป็นกลุ่ม
- หลังจากใส่ข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้คลุมข้อมูล
- เลือกคำสั่งเมนู Data จากนั้นคลิกไอคอน Subtotal
- ที่หน้าต่าง Subtotal ให้คลิกเลือก
- At each change in
เลือก Section เพราะต้องการให้มีการรวมยอด subtotal - User function
เลือก Sum เพราะต้องการให้บวกเลข - Add subtotal to
เลือก Revenue เพราะต้องการให้มียอด subtotal ในส่วนของรายได้
- At each change in
- คลิกปุ่ม OK
ทิปเพิ่มเติมคำสั่ง Subtotal ใน Excel
สังเกตให้ดีที่หน้าคอลัมภ์ A จะพบเครื่องหมาย (-) ปรากฏอยู่ ให้ลองคลิกดู จะกลายเป็นเครื่องหมาย (+) ซึ่งจะหมายถึงการสั่งให้ Excel แสดงข้อมูลเฉพาะยอด subtotal ไม่ต้องแสดงรายละเอียด ทำให้เราสามารถทำรายงานได้ทั้งแสดงรายละเอียด และแสดงเฉพาะยอดสรุปเท่านั้น ยิงนกครั้งเดียว ได้นกสองตัว อีกหนึ่งคำสั่ง Function Excel ดีๆ ที่ไม่ควรพลาด