ทิป เทคนิคการใช้ Excel

ค้นหาและลบแบบด่วนบน Excel

Find & Replace

บทความนี้ เป็นอีกหนึ่งบทความ ที่เขียนจากประสบการณ์การทำงานจริง จากปัญหาของตนเองที่มีความจำเป็นจะต้องลบอีเมลที่ไม่ต้องการออก จากข้อมูลที่มีจำนวนนับร้อยนับพันรายการ

ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ เป็นฐานข้อมูลของลูกค้าที่มีการดึงข้อมูลจากอีกระบบหนึ่ง และนำมาวางบนชีทในโปรแกรม Excel โดยเทคนิคที่จะแนะนำนี้ เป็นการค้นหาข้อมูลแค่บางส่วนของข้อความหรือคำในทุกๆ เซล (Cell)

ตัวอย่างฐานข้อมูลของลูกค้า

จากข้อมูลตัวอย่างข้างต้น เราต้องการจะลบอีเมลข้อมูลของลูกค้าที่มีการพิมพ์ผิด โดยจะลบเฉพาะอีเมล ที่มีคำลงท้ายว่า gmail2.com จากข้อมูลข้างต้นจะพบว่า มีอีเมลที่ลงท้ายด้วย gmail2.com 5 อีเมล ให้ลองนึกว่า ถ้าข้อมูลของเรามีหลักพัน หรือหลักหมื่น ถ้าจะให้เลือกลบทีละรายการ จะใช้เวลานานขนาดไหน

คำสั่งที่เกี่ยวข้องที่ต้องใช้งาน

  • Find & Replace -> Find All

วิธีการค้นหาและลบข้อมูลอย่างรวดเร็ว

ผลลัพธ์การค้นหาข้อมูลด้วยคำสั่ง Find & Replace
  1. เปิดเอกสาร ที่ต้องการค้นหาและลบข้อมูล
  2. กดปุ่มบนแป้นพิมพ์ Ctrl + F (กดปุ่ม Ctrl ค้าง และกดอักษร F ตาม)
  3. จะพบหน้าต่าง Fine & Replace
  4. พิมพ์คำว่า gmail2.com ในช่อง Find what
  5. กดปุ่ม Find All
  6. จะพบรายการข้อมูลที่มีคำว่า gmail2.com
  7. กดปุ่ม Ctrl +A (คำสั่งที่เลือกข้อมูลทั้งหมด)
  8. จะพบว่า ข้อมูลบนหน้าต่าง Find & Replace จะถูกเลือก และในชีท Excel จะแสดงตำแหน่งข้อมูลที่ถูกเลือกเช่นกัน
  9. ถ้าต้องการลบ ให้วางเม้าส์ไปที่ข้อมูลใดข้อมูลหนึ่ง บนชีท ใน Excel
  10. คลิกขวา เลือกคำสั่ง Delete
  11. ถ้าต้องการลบทั้งบรรทัด ให้เลือก Entire row
  12. ถ้าต้องการลบเฉพาะอีเมล ให้เลือก Shift cells left
ผลลัพธ์การค้นหาและลบข้อมูลด้วยคำสั่ง Find and Replace

ภาษาอังกฤษวันละคำสองคำ

  • Entire row แปลว่า ทั้งแถว
  • Find แปลว่า ค้นหา
  • Find what แปลว่า ค้นหาอะไร
  • Replace แปลว่า เปลี่ยน