เคล็ดลับการคำนวณบน Microsoft Excel

microsoft excel tips

บวก ลบ คุณ หาร เรื่องง่ายๆ

สำหรับผู้ใช้งาน Microsoft Excel สิ่งหนึ่งที่คุณควรทราบและใช้งานเป็น นั่นคือ การสั่งให้ Excel คำนวณตัวเลขที่เราต้องการ เพราะถือว่าเป็นพื้นฐานอย่างมากสำหรับการใช้งาน ดังนั้น บทความนี้จะมาแนะนำพื้นฐานของการคำนวณตั้งแต่เริ่มต้น พร้อมทั้งแนะนำทิปในการแก้ไขสูตรในการคำนวณ และถ้าคุณเข้าใจ คุณจะสามารถใช้งาน Microsoft Excel ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเฉพาะมือใหม่ที่เพิ่งหัดใช้ Microsoft Excel ยิ่งจำเป็นต้องอ่านบทความนี้อย่างมาก แนะนำให้อ่านช้าๆ และลองนำไปปฏิบัติดู

คำศัพท์ในการคำนวณที่คุณควรทราบก่อนก็คือ Formula ซึ่งหมายถึง สูตรในการคำนวณ นั่นเอง

หลักการคำนวณด้วย Microsoft Excel

อย่างที่ได้บอกไปแล้วในบทความแรกๆ ของการใช้โปรแกรม Microsoft Excel ว่า จุดตัดของ Column และ Row เราเรียกว่าเซลล์ (Cell) ตัวอย่างเ่ช่น Cell A1, B3, C5 เป็นต้น การคำนวณของ Excel จะใช้หลักการอ้างอิงชื่อ Cell เหล่านี้ด้วยเช่นกัน

ตัวอย่างเช่น ถ้าต้องการบวกเลขของ 2 Cell ที่อยู่ในช่อง A1 บวกกับ C5 เราสามารถเขียนเป็นสูตรในการคำนวณได้ว่า =A1+C5 (การคำนวณทุกครั้งจะต้องเริ่มต้นด้วยการใส่เครื่องเท่ากับเสมอ ( = )

การคำนวณ สามารถเลือก Cell ไหนๆ ใน Worksheet ก็ได้มาคำนวณ โดยไม่จำเป็นต้องอยู่ติดกัน แม้กระทั่ง การคำนวณข้าม Worksheet หรือ Workbook ก็ยังสามารถทำได้ด้้วยเช่นกันอีกด้วย

Formula Bar คืออะไร

formula bar excel
formula bar excel

คำว่า Formula Bar ภาษาไทยอาจเรียกได้ว่า แถบสูตร แต่ส่วนตัวผมมักเรียกว่า บาร์คำนวณ เอาเป็นว่ามาดูกันสักนิดว่า เจ้า Formula Bar เอาไว้ทำอะไร

Formula Bar เป็นตำแหน่งที่ใช้สำหรับการแสดงสูตรในการคำนวณ แต่ถ้าไม่มีสูตร ก็จะแสดงค่าในช่อง Cell นั้นๆ ความพิเศษของ Formula Bar ก็คือ เราสามารถแก้ไขข้อความ ตัวเลข หรือสูตรในการคำนวณนั้นได้โดยตรง

วิธีการเรียกใช้ Formula Bar สามารถเลื่อนเม้าส์ไปเซลล์ที่ต้องการ คลิกที่ช่อง Formula Bar เพื่อแก้ไขได้โดยตรง

คุณทราบหรือไม่ว่า เราสามารถ copy สูตรในการคำนวณไปยังเซลล์อื่นๆ ที่ต้องการได้ด้วย ทำให้เราไม่จำเป็นต้องสร้างสูตรซ้ำๆ กันตลอดเวลา

วิธีการ Copy Formala

copy formula
copy formula

การ Copy Formula หรือการ copy สูตรในการคำนวณของเซลล์นั้นๆ ไปยังเซลล์อื่น เราสามารถทำได้ง่ายๆ เช่นเดียวกับการใช้คำสั่ง Auto-Run ในบทความที่ผ่านมา เพียงแค่วางเซลที่ต้องการ copy จากนั้นลากไปยังขวามือที่ต้องการ copy จากนั้นสูตรในการคำนวณ ก็จะถูก copy ไปด้วย จากภาพตัวอย่าง เราต้องการ copy สูตรคำนวณ จากช่อง F8 ไปยัง G8 และ H8

วิธีการ copy สูตรบน Microsoft Excel

  1. คลิกวางเม้าส์ที่ช่อง F8
  2. ในกรอบสี่เหลี่ยมมุมขวาล่าง จะพบสี่เหลี่ยมเล็กๆ
  3. ให้คลิกและลากสี่เหลี่ยมเล็กๆ นี้ไปช่อง H8 (ซึ่งจะครอบคลุมถึง G8 ด้วย)
  4. เพียงเท่านี้ สูตรในการคำนวณของ F8 ก็จะ copy ไปใช้ในช่อง G8, H8 ทันที