วิธีตั้งค่า 2FA บน Microsoft 365

2FA คืออะไร

Two-factor authentication หรือบางคนก็เรียกว่า 2-Step Authentication ซึ่งมีความหมายแบบตรงๆ ว่า เป็นเข้าถึงข้อมูลด้วยการใช้รหัสผ่าน 2 ชั้น ชั้นที่ 1 ก็คือรหัสผ่านปกติที่ใช้ และชั้นที่ 2 ก็คือการส่งเมล SMS หรืออาจจะใช้วิธีโทรมาหาเพื่อยืนยันตัวตน

ฟังๆ ดูอาจจะเป็นเรื่องที่ทำให้ยุ่งยากมากขึ้นในการใช้งานอีเมล แต่ก็เป็นเรื่องที่ทำให้เกิดความปลอดภัยสูงสุด (เท่าที่มีการใช้งานในปัจจุบัน) และถ้าคุณคิดว่า อีเมลของคุณมีความสำคัญมาก ก็ขอแนะนำให้ลองไปปรึกษาคนดูแลระะบบ Microsoft 365 (ชื่อเดิม Office 365) ของคุณ

สำหรับวิธีการตั้งค่า 2FA จะประกอบด้วย 2 ส่วนหลัก คือ 1 ต้องแจ้งไปทางผู้ดูแล หรือ Admin ให้ไปกำหนดที่อีเมลของคนนั้นๆว่า ต้องการใช้ระบบ 2FA หมายถึงการ อนุญาติให้ใช้ระบบนี้ ภาษาเทคนิคเรียกว่า การ Enable ความสามารถนี้นั่นเอง

จากนั้น ก็สามารถใช้งาน 2FA โดยเมื่อจะเข้าไปใช้งานอีเมล ก็จะมีหน้าต่างแสดงให้เลือกว่าจะ Authentication ว่าจะให้ส่ง SMS ผ่านสมาร์ทโฟน หรือจะโทรหา

วิธีการเปิดอนุญาตการใช้ 2FA

1. ให้คนที่เป็น Admin ของ Microsoft 365 เข้าไปที่ www.office.com
2. จากนั้น Login และเข้าไปที่หัวข้อ Admin Center
3. เลือกหัวข้อ Active user
4. จากนั้น ให้หาเมนูชื่อ “Multifactor Authentication Setup”
5. พอเข้าไปแล้ว ให้เลือกหา User ที่จะเปิดใช้ความสามารถนี้
6. จากนั้นให้คลิกเปลี่ยนจาก Disable มาเป็น Enable

หน้าต่างแสดงรายละเอียดให้มีการกำหนดว่า จะให้มีการตั้งค่าการตรวจสอบความปลอดภัยโดยการส่ง SMS หรือจะใช้วิธีการโทรแทน (จะแสดงเพียงครั้งเดียว)

หลังจากเปิดใช้งานแล้ว คุณอาจจะได้รับข้อความแสดงรายละเอียดจากภาพประกอบด้านล่างนี้ การใช้งานก็แค่เข้าไปเช็คข้อความที่มือถือของเรา และใส่ตัวเลขจาก SMS ที่ได้รับมาลงในช่องว่างด้านล่าง จากนั้น ก็สามารถใช้งานได้ตามปกติ

สำหรับการใช้งานผ่านมือถือ สามารถติดตั้งแอปของ Microsoft ที่ชื่อว่า “Microsoft Authenticator” เพื่อใช้ในการเข้าถึงอีเมลได้เช่นกัน รองรับการใช้งานทั้ง Android และ iOS เช่นกัน

สรุปโดยรวมแล้ว การใช้งานด้วยวิธี 2FA นี้ สามารถลดปัญหาการถูกโจรกรรมข้อมูลได้เป็นอย่างดี และถือว่าเป็นระบบที่นิยมใช้งานกันทั่วโลก ใครยังไม่มี ไม่เคยใช้ แนะนำให้ลองปรึกษาทีมงานแผนกไอทีดู หรือไม่ก็ปรึกษาบริษัทที่เราใช้บริการ