วิธีตั้งค่า 2FA บน Microsoft 365
2FA คืออะไร
Two-factor authentication หรือบางคนก็เรียกว่า 2-Step Authentication ซึ่งมีความหมายแบบตรงๆ ว่า เป็นเข้าถึงข้อมูลด้วยการใช้รหัสผ่าน 2 ชั้น ชั้นที่ 1 ก็คือรหัสผ่านปกติที่ใช้ และชั้นที่ 2 ก็คือการส่งเมล SMS หรืออาจจะใช้วิธีโทรมาหาเพื่อยืนยันตัวตน
ฟังๆ ดูอาจจะเป็นเรื่องที่ทำให้ยุ่งยากมากขึ้นในการใช้งานอีเมล แต่ก็เป็นเรื่องที่ทำให้เกิดความปลอดภัยสูงสุด (เท่าที่มีการใช้งานในปัจจุบัน) และถ้าคุณคิดว่า อีเมลของคุณมีความสำคัญมาก ก็ขอแนะนำให้ลองไปปรึกษาคนดูแลระะบบ Microsoft 365 (ชื่อเดิม Office 365) ของคุณ
สำหรับวิธีการตั้งค่า 2FA จะประกอบด้วย 2 ส่วนหลัก คือ 1 ต้องแจ้งไปทางผู้ดูแล หรือ Admin ให้ไปกำหนดที่อีเมลของคนนั้นๆว่า ต้องการใช้ระบบ 2FA หมายถึงการ อนุญาติให้ใช้ระบบนี้ ภาษาเทคนิคเรียกว่า การ Enable ความสามารถนี้นั่นเอง
จากนั้น ก็สามารถใช้งาน 2FA โดยเมื่อจะเข้าไปใช้งานอีเมล ก็จะมีหน้าต่างแสดงให้เลือกว่าจะ Authentication ว่าจะให้ส่ง SMS ผ่านสมาร์ทโฟน หรือจะโทรหา
วิธีการเปิดอนุญาตการใช้ 2FA
- ให้คนที่เป็น Admin ของ Microsoft 365 เข้าไปที่ www.office.com
- จากนั้น Login และเข้าไปที่หัวข้อ Admin Center
- เลือกหัวข้อ Active user
- จากนั้น ให้หาเมนูชื่อ “Multifactor Authentication Setup”
- พอเข้าไปแล้ว ให้เลือกหา User ที่จะเปิดใช้ความสามารถนี้
- จากนั้นให้คลิกเปลี่ยนจาก Disable มาเป็น Enable
หน้าต่างแสดงรายละเอียดให้มีการกำหนดว่า จะให้มีการตั้งค่าการตรวจสอบความปลอดภัยโดยการส่ง SMS หรือจะใช้วิธีการโทรแทน (จะแสดงเพียงครั้งเดียว)
หลังจากเปิดใช้งานแล้ว คุณอาจจะได้รับข้อความแสดงรายละเอียดจากภาพประกอบด้านล่างนี้ การใช้งานก็แค่เข้าไปเช็คข้อความที่มือถือของเรา และใส่ตัวเลขจาก SMS ที่ได้รับมาลงในช่องว่างด้านล่าง จากนั้น ก็สามารถใช้งานได้ตามปกติ
สำหรับการใช้งานผ่านมือถือ สามารถติดตั้งแอปของ Microsoft ที่ชื่อว่า “Microsoft Authenticator” เพื่อใช้ในการเข้าถึงอีเมลได้เช่นกัน รองรับการใช้งานทั้ง Android และ iOS เช่นกัน
สรุปโดยรวมแล้ว การใช้งานด้วยวิธี 2FA นี้ สามารถลดปัญหาการถูกโจรกรรมข้อมูลได้เป็นอย่างดี และถือว่าเป็นระบบที่นิยมใช้งานกันทั่วโลก ใครยังไม่มี ไม่เคยใช้ แนะนำให้ลองปรึกษาทีมงานแผนกไอทีดู หรือไม่ก็ปรึกษาบริษัทที่เราใช้บริการ