ส่งเทียบเชิญ ด้วย Microsoft Outlook

นัดประชุมอย่างไรให้มั่นใจว่าจะมีคนเข้า

สำหรับองค์กรธุรกิจทั่วไปแล้ว กิจกรรมอย่างหนึ่งที่เกิดขึ้นบ่อยมากๆ ก็คือ การประชุม ซึ่งแน่นอน การประชุมจะต้องมีผู้เข้าร่วมประชุมตั้งแต่ 2 ท่านขึ้นไป แต่ถ้ามีผู้ร่วมประชุมจำนวนมาก เช่น 5-10 คน เราจะทราบได้อย่างไรว่า คนเหล่านั้น สะดวกหรือไม่สะดวกในการเข้าร่วมประชุม  การใช้โทรศัพท์เป็นการยืนยัน ก็น่าจะเป็นวิธีที่ดี แต่พอถึงเวลา คนเหล่านั้น อาจลืม เพราะไม่ได้มีการจดหรือมีการเตือน ปัญหานี้ แก้ไขได้ง่ายๆ ด้วย Microsoft Outlook ใครไม่ทราบวิธีอ่านด่วน

ใช้ Microsoft Outlook ในการเชิญประชุม ง่าย ประหยัดเวลา

หลักการทำงานของการส่งเทียบเชิญ เพื่อประชุมผ่าน Microsoft Outlook ก็คือ การสร้างตารางนัดหมายบน Calender จากนั้น แทนที่จะบันทึกว่าเรามีนัดหมายอะไร ก็ใช้วิธีคลิกเลือก Invite Attendees แทน และเลือก อีเมล ในการส่ง  จากนั้น ผู้รับ ก็จะสามารถตอบกลับ พร้อมยืนยันว่า จะเข้าหรือไม่เข้าร่วมประชุม พร้อมสามารถระบุเหตุผลได้ทันที แค่นี้ เราก็สามารถนัดหมายการทำงานได้สะดวกมากๆ

และที่พิเศษมากอีกอย่างหนึ่งก็คือ เนื่องจากการประชุมเป็นการทำงาน Calendar ดังนั้น ด้วยความสามารถของ Calendar จะมีการเตือนล่วงหน้าก่อนถึงเวลาประชุมได้อีกด้วย สามารถสั่งเตือนล่วงหน้าเป็นวัน หรือเป็นนาทีได้ด้วยเช่นกัน

วิธีการส่งเทียบเชิญ เพื่อประชุม

appointment-microsoft-outlook
appointment-microsoft-outlook
  1. เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook
  2. ที่คอลัมภ์ซ้ายมือ ให้คลิกเลือก Calendar แทน Mail
  3. เลือกวันที่ต้องการเชิญประชุม
  4. คลิกขวาที่วันที่ประชุม เลือกคำสั่ง New Appointment
  5. พิมพ์รายละเอียดลงไป
    • Subject  ชื่อหัวข้อการประชุม
    • Location ชื่อสถานที่ประชุม
    • Start Time วันเวลาประชุม เริ่มต้น
    • End Time วันเวลาประชุม สิ้นสุด
  6. คลิกที่ไอคอน Invite Attendees
  7. ในช่อง To ให้พิมพ์ชื่อ อีเมลที่เราต้องการเชิญ (เหมือนการส่งเมลปกติ)
  8. คลิก Send เมื่อต้องการส่งเทียบเชิญ
  9. เสร็จแล้ว ก็รออีเมลตอบการเข้าร่วมหรือไม่เข้าร่วมประชุม

อธิบายเพิ่มเติม

สำหรับผู้ที่ได้รับอีเมลเชิญประชุม อีเมลที่ได้จะมีคุณสมบัติในการตอบกลับว่า จะเข้าประชุมหรือไม่ เพราะอะไร

เนื้อหาข้างต้น ทดสอบด้วยโปรแกรม Microsoft Outlook 2010 ซึ่งความสามารถนี้ เวอร์ชั่นเก่าๆ ก็สามารถใช้งานได้ด้วยเช่นกัน

Avatar

Mr. ONE - Admin

ทำงานด้านไอทีโดยเฉพาะ ชอบเทคโนโลยีเป็นชีวิตจิตใจ ชอบขีดๆ เขียนๆ โดยเฉพาะเขียนข้อมูลเกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์ โปรแกรม มีประสบการณ์การเขียนหนังสือคอมพิวเตอร์ เขียนแบบเรียนระบบสารสนเทศทางด้านโรงแรม