ทำนัด/ยกเลิกประชุม Microsoft Teams

Microsoft Teams logo

ประชุมออนไลน์ผ่าน Microsoft Teams

สืบเนื่องด้วยโรคระบาด ทำให้องค์กรต่างๆ ทั่วโลก ได้ให้ความสำคัญอย่างมากเกี่ยวกับทำประชุมออนไลน์ โปรแกรมหลายตัวก็ได้เกิดขึ้นไม่ว่าจะเป็น Zoom, Google meet หรือแม้กระทั่ง Microsoft Teams และยังมีโปรแกรมอื่นๆ อีกมากมาย

ณ ที่นี้ จะมาแนะนำ Microsoft Teams

แค่ใครก็ตามที่ใช้ Microsoft 365 ก็สามารถที่จะใช้งาน Microsoft Teams ได้ฟรี สำหรับบทความนี้จะมาแนะนำวิธีการทำนัดประชุมโดยการสร้างผ่าน Microsoft Outlook ไม่ผิดหรอกครับ สร้างจาก Microsoft Outlook จริงๆ

ทำนัดประชุมผ่าน Microsoft Outlook

แบบฟอร์มก่อนคลิก Teams Meeting
แบบฟอร์มหลังคลิก Teams Meeting
  1. เริ่มต้นให้เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook
  2. คลิก Calendar
  3. จากนั้นคลิกเลือกวันที่ต้องการเชิญประชุม
  4. ที่หน้าต่าง Calendar จะพบไอคอน Microsoft Teams (Teams Meeting) ให้คลิกได้เลย
  5. หน้าตาแบบฟอร์มจะเปลี่ยนไป เป็นแบบเชิญประชุม พร้อมใส่ลิงค์การเข้าถึงการประชุมแบบอัตโนมัติ
    • Title พิมพ์ชื่อหัวข้อในการประชุม
    • Require ให้ใส่ชื่อคนที่ต้องการร่วมประชุมทั้งหมด
    • Start time เลือกวันเวลา เริ่มประชุม
    • End time เลือกวันเวลา เลิกประชุม
  6. ด้านล่าง จะมีลิงค์ “Click here to join the meeting” เพื่อเข้าประชุมออนไลน์

เมื่อกรอกรายละเอียดครับแล้ว ก็สามารถคลิก Send เพื่อส่งไปยังผู้เข้าร่วมประชุมได้ทันที เพียงเท่านี้ เราก็สามารถเรียกประชุมออนไลน์ด้วย Microsoft Teams ผ่าน Microsoft Outlook ได้แล้ว แต่.. สำหรับใครที่ไม่พบไอคอน Microsoft Teams บน Outlook ให้เราทำการดาวน์โหลด Microsoft Teams มาติดตั้งก่อน

ข้อควรทราบ คนที่ส่งอีเมลประชุม หรือที่เราเรียกว่า “Meeting Organizer” เท่านั้น จึงจะมีสิทธิ์ในการทำยกเลิก meeting หรือ update meeting

ยกเลิกประชุม Microsoft Teams

บางครั้ง ก็เกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝันได้ หลังจากที่เราส่งอีเมลประชุมไปแล้ว แต่ต้องการยกเลิกประชุมออนไลน์ เรา ไม่จำเป็นจะต้องใช้โทรศัพท์หรือส่งอีเมลไปแจ้งอีกครั้ง เพียงแค่เราทำตามขั้นตอนดังต่อไปนี้ เราก็สามารถแจ้ง “ยกเลิกประชุม” ได้เช่นกัน

  1. เปิดเข้าโปรแกรม Microsoft Outlook
  2. คลิก Calendar และคลิกเปิดตารางนัดหมายที่ต้องการยกเลิก
  3. จะพบไอคอน Cancel Meeting
  4. พิมพ์ข้อความรายละเอียดของการยกเลิก
  5. คลิก Send Cancellation
  6. นัดที่มีการถูกบันทึกใน Calendar จะถูกลบอัตโนมัติ

สำหรับวิธีการใช้งานอื่นๆ ให้ลองศึกษาในบทความอื่นๆ ของ Microsoft Teams