รวมมิตรคำสั่ง PivotTable

PivotTable เครื่องมือในการสรุปผลรายงาน
โดยปกติ ถ้าเราต้องการนำผลลัพธ์ที่ได้อย่างเช่น ยอดขายประจำเดือน มาทำรายงาน สัก 3-4 รูปแบบ เราก็อาจจำเป็นจะต้องสร้างกราฟถึง 3-4 กราฟเช่นกัน ซึ่งจะทำให้เสียเวลาในการจัดการสร้างกราฟแต่ละอันพอสมควร
จะดีไหม ถ้าเราสามารถสร้างรายงาน 3-4 รายงานได้ภายใน Sheet เดียว คำตอบก็คือใช้ PivotTable เป็นตัวช่วย
รายละเอียดวิธีการสร้าง PivotTable แนะนำให้กลับไปอ่านบทความที่ผ่านมานะครับ
สำหรับบทความนี้ จะมาแนะนำคำสั่งที่น่าสนใจทั้งหมดของ Pivot Table แต่ขอบอกก่อนอย่างหนึ่งว่า การสร้างรายงานด้วย Pivot Table สามารถสร้างเองทั้งหมด หรือจะเลือกจากตัวอย่างรายงานได้ด้วย หรือที่เรียกว่า “Recommended PivotTables”
คำสั่ง PivotTable

- Recommended PivotTables คำสั่งที่ใช้สำหรับการสร้าง PivotTable แต่จะมีตัวเลือกในการสร้างให้อัตโนมัติหลายๆ รูปแบบ ช่วยลดขั้นตอนในการสร้างรายงานได้เป็นอย่างมาก โดยจะมีตัวอย่างแสดงให้เห็นเด่นชัด สะดวกในการตัดสินใจ
- Filter ใช้สำหรับการกรองข้อมูล แบ่งออกเป็น 2 ประเภท
- Slicer ใช้สำหรับกรองข้อมูลเป็นกลุ่ม หรือประเภท
- Timeline ใช้สำหรับกรองข้อมูลที่เป็นวันที่โดยเฉพาะ
- PivotChart ใช้สำหรับการสร้างกราฟ
- Grand Total ใช้สำหรับการรวมผลลัพธ์ข้อมูลทั้งในแนว Column และ Row สามารถเรียกใช้ได้โดยการ
- คลิกขวาที่ PivotTable
- จากนั้นคลิก PivotTable Option
- คลิกเลือกแท็ป “Totals & Filters”
- เลือก Show grand totals for rows หรือ columns
- Show Value as คำสั่งสำหรับการปรับให้อยู่ในรูปแบบของเปอร์เซ็นต์ สามารถทำได้โดยการคลิกเลือกคอลัมภ์ที่ต้องการ คลิกขวาเลือกคำสั่ง “Show Value as” จากนั้นคลิกเลือก “% of Grand Total”
- Value Field Settings คำสั่งในการแสดงผลหรือ Value ของตัวเลขที่แตกต่างกัน เช่น บางข้อมูล ต้องการรวมข้อมูล (Sum) บางตัวเลขอาจต้องการ นับจำนวนของข้อมูลแทน (Count) หรือบางตัวเลขต้องการหาค่าเฉลี่ยน (Average) เป็นต้น สำหรับวิธีการเรียกใช้คำสั่ง ให้ทำดังนี้
- คลิกบริเวณข้อมูลที่ต้องการ
- คลิกขวาเลือก Value Field Settings
- จากนั้นเลือกคำสั่ง Summarize value field by
- เลือกสูตรในการคำนวณที่ต้องการ

“PivotTable Fields” หาย เกิดจากอะไร
กรณีที่เรากำลังสร้างรายงานด้วย Pivot Table อยู่ แล้วหน้าต่างแสดง “PivotTable Fields” หายไป นั่นแสดงว่า คุณไม่ได้มีการคลิกเลือกรายงานของ PivotTable ให้ทำการคลิกหนึ่งครั้ง หน้าต่าง “PivotTable Fields” ก็จะแสดงกลับมาให้เห็น