ส่งเมลอย่างไร ไม่ให้เป็นสแปม

เรื่องของอีเมลที่ทุกคนควรทราบ

ส่งเมลไม่เข้า Inbox เป็นเพราะอะไร เคยสงสัยหรือไม่ว่า ทำไมเวลาได้รับอีเมล บางครั้งไม่อยู่ใน Inbox แต่กลับไปอยู่ในโฟลเดอร์ Junk E-mail แทน ทั้งๆ ที่เราเคยส่งเมลหาคนๆ นี้แล้ว เหตุการณ์แบบนี้ เชื่อว่าคนส่วนใหญ่ไม่ทราบคำตอบ 

และไม่สามารถหาทางแก้ไขได้ วิธีเดียวที่มักทำก็คือ ต้องไปดูทั้งโฟลเดอร์ Inbox and Junk E-mail ในเวลาตรวจสอบเมล ลองคิดดู ถ้าคุณส่งอีเมลเรื่องสำคัญ แล้วผู้รับไม่ได้สังเกตเหมือนคุณ อะไรจะเกิดขึ้น ธุรกิจของเราอาจมีปัญหาได้ เรื่องนี้คงต้องหาทางแก้ไขโดยด่วน

ปัจจุบัน การส่งอีเมลประชาสัมพันธ์ หรือ E-newsltter เป็นวิธีที่นิยมกันมาก กันสามารถส่งได้ครั้งละจำนวนมาก ในเวลาอันสั้น แถมราคาประหยัดมาก

ส่งเมล์อย่างไร ไม่ให้เป็นสแปม

หลากหลายคำตอบเกี่ยวกับการส่งเมล์อย่างไร ไม่ให้เป็นสแปม แต่บทความนี้จะมาแนะนำวิธีการแบบง่ายๆ แต่ลดปัญหาการทำให้เมลของเราเป็น Spam Mail และถูกย้ายเข้าไปอยู่ในโฟลเดอร์ Junk Mail ได้ ถึงแม้ว่า การคัดครองจะไม่ได้อยู่ที่ผู้ส่ง และอยู่ที่ระบบอีเมลของผู้รับก็ตาม

แต่หนทางหนึ่งที่สามารถทำได้ คือ ส่งเมลให้อยู่ในกฏเกณฑ์การส่งที่ถูกต้อง เรามาดูกันสักนิดว่า มีอะไรบ้างที่อาจทำให้เมลที่ส่งออกไป ถูกจัดอยู่ในกลุ่มสแปมเมล (Spam Mail)

  • การส่งเมล์ออก จำนวนมากๆ เพื่อการประชาสัมพันธ์ แนะนำต้องมี ลิงค์สำหรับการ Unsubscribe ไม่มี ไม่ได้
  • การส่งเมล์ออก จำนวนมากๆ เพื่อการประชาสัมพันธ์ ต้องระบุรายละเอียดให้ชัดเจนว่า นี่คือ อีเมลสำหรับการประชาสัมพันธ์
  • การส่งเมล์ออก จำนวนมากๆ เพื่อการประชาสัมพันธ์ ต้องสามารถ reply email ได้ และต้องระบุอีเมลในการตอบกลับให้ชัดเจน
  • ควรตรวจสอบกับผู้ให้บริการอินเตอร์เน็ตของเราว่า รองรับการส่งครั้งละปริมาณเท่าไหร่ (กรณีต้องการส่งจำนวนมากๆ)
  • ควรใส่รายละเอียดไว้ด้วยว่า การที่คุณ (ผู้รับ) ได้รับเมลนี้ เพราะว่า เขาได้ทำการสมัครรับข่าวสาร จากทางเรา เป็นต้น
  • หลีกเลี่ยงการส่งเมล จากการซื้ออีเมลจากบุคคลภายนอก
  • ควรส่งอีเมลจาก อีเมลของลูกค้าของเราจริงๆ ที่มีการติดต่อกัน
  • ใช้บริการบริษัทที่ให้บริการส่งเมลจำนวนมากๆแทนส่งผ่านอีเมลของตัวเอง เพื่อป้องกันปัญหาอีเมลเป็นสแปม และถูกแบนโดเมน จากองค์กรที่ควบคุมการส่งเมล เช่น SpamCop.net เป็นต้น

ทิปการส่งเมล เพิ่มเติม

  • หลีกเลี่ยงการส่งเมล โดยใช้ CC เมล เป็นอีเมลที่คุณต้องการส่ง เพราะอาจมีคนตอบกลับโดยใช้ Reply All ซึ่งจะทำให้คนอื่นๆ ที่มีชื่อในอีเมลได้รับด้วยทั้งหมด เรื่องนี้ ต้องระวังให้มากๆ  แนะให้ใช้ BCC แทน
  • การส่งเมลในรูป HTML จะกินพื้นที่ mail box ของผู้รับ พิจารณาให้ดีก่อนว่า จะส่งด้วยวิธีนี้หรือไม่ (ถึงแม้ว่าจะดูสวยงามกว่าการส่งด้วยข้อความ หรือ Text ธรรมดาก็ตาม)

หลายๆ หัวข้อ เชื่อว่าหลายๆ คนอาจมองข้ามการส่งเมลแบบนี้ และอย่างไรก็ตาม วิธีที่น่าจะดีกว่า ก็คือ การใช้บริการส่งเมลจากเว็บไซต์ออนไลน์ ถึงแม้ว่าจะมีค่าใช้จ่ายบ้างก็ตาม แต่ก็สามารถลดปัญหาเมลของบริษัทของเราได้ เรื่องนี้ฝากพิจารณาดูกันสักนิด