วิธีตั้งค่า Out Of Office บน Office 365

อย่าลืมตั้งค่า  Out Of Office เมื่อลาหยุด

Out Of Office คือความสามารถอย่างหนึ่งของระบบอีเมล ที่ใช้กรณีเราหยุดทำงาน หรือไปทำงานต่างประเทศ เป็นวิธีการตอบอีเมลแบบอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม เราจะต้องไปกำหนดในโปรแกรมรับส่งเมล เขียนข้อความที่ต้องการ จากนั้น ถ้ามีใครส่งเมลมาหาเรา ก็จะได้รับอีเมลตอบกลับแบบอัตโนม้ติตามข้อความที่เราเขียนไว้  โดยปกติระบบอีเมลทุกระบบ จะสามารถตั้งค่าตอบกลับแบบนี้ได้ บางระบบอาจเรียก Auto-Reply 

สรุปได้ว่า การตั้งค่า Out Of Office ดูจะเป็นสิ่งสำคัญอย่างหนึ่งสำหรับคนทำงานสำนักงานอย่างเราๆ เพราะเป็นการบอกว่า ขณะนี้ เราไม่ได้ทำงานและอาจไม่สามารถตอบอีเมลได้ทันที  ทั้งนี้เพื่อให้ผู้ที่ต้องการติดต่อเรา ได้ทราบถึงสาเหตุของความล่าช้าในการตอบเมล

สำหรับผู้ใช้งาน Office 365 ซึ่งเป็นระบบอีเมลที่เรียกว่า Microsoft Exchange เป็นของค่าย Microsoft โดยตรง มีค่าใช้จ่ายเป็นรายปี การใช้งานสามารถทำงานคล้ายระบบ web mail ทั่วๆ ไป แต่ความเสถียรสูงกว่า  เราสามารถตั้งค่า Out Of Office ได้ 2 ทาง

1. ตั้งค่าผ่าน website ของ Office 365 
2. ตั้งค่าผ่าน Microsoft Outlook กรณีที่มีการติดตั้งและใช้งานเมลโปรแกรม

วิธีการตั้งค่า Out Of Office บน Office 365

1. Login เข้าไปยัง Webmail ของ Microsoft Exchange
2. เลือกหัวข้อ Outlook
3. ที่ด้านบนของไอคอน จักรกล (settings) คลิกเลือก Automatic replies
4. คลิกเลือก Send automatic replies
5. ที่ด้านล่าง พิมพ์ข้อความที่ต้องการ เช่น ขณะนี้ผมลาพักร้อน 1 สัปดาห์ จะกลับมาทำงานวันที่.. เป็นต้น
6. คลิกปุ่ม Save ด้านบน

วิธีการตั้งค่า Out Of Office บน Microsoft Outlook ของระบบ Office 365

1. เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook  (ทดสอบจาก Microsoft Outlook 2013)
2. คลิกเมนู File
3. คลิกเลือกหัวข้อ Automatic Replie
4. คลิกเลือก Send automatic replies
5. ที่ด้านล่าง พิมพ์ข้อความที่ต้องการ เช่น ขณะนี้ผมลาพักร้อน 1 สัปดาห์ จะกลับมาทำงานวันที่.. เป็นต้น
6. คลิกปุ่ม OK เพื่อบันทึก

 คุณทราบหรือไม่ว่า เวลาเราตั้งค่า Auto Replies เราสามารถกำหนดวันเวลาที่ต้องการให้แสดง และหยุดการส่ง Auto Replies ได้ด้วยเช้นกัน นั่นหมายความว่า เราสามารถตั้งค่าล่วงหน้าได้ด้วยเช่นกัน