วิธีตั้งค่า Out Of Office บน Office 365
อย่าลืมตั้งค่า Out Of Office เมื่อลาหยุด
Out Of Office คือความสามารถอย่างหนึ่งของระบบอีเมล ที่ใช้กรณีเราหยุดทำงาน หรือไปทำงานต่างประเทศ เป็นวิธีการตอบอีเมลแบบอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม เราจะต้องไปกำหนดในโปรแกรมรับส่งเมล เขียนข้อความที่ต้องการ จากนั้น ถ้ามีใครส่งเมลมาหาเรา ก็จะได้รับอีเมลตอบกลับแบบอัตโนม้ติตามข้อความที่เราเขียนไว้ โดยปกติระบบอีเมลทุกระบบ จะสามารถตั้งค่าตอบกลับแบบนี้ได้ บางระบบอาจเรียก Auto-Reply
สรุปได้ว่า การตั้งค่า Out Of Office ดูจะเป็นสิ่งสำคัญอย่างหนึ่งสำหรับคนทำงานสำนักงานอย่างเราๆ เพราะเป็นการบอกว่า ขณะนี้ เราไม่ได้ทำงานและอาจไม่สามารถตอบอีเมลได้ทันที ทั้งนี้เพื่อให้ผู้ที่ต้องการติดต่อเรา ได้ทราบถึงสาเหตุของความล่าช้าในการตอบเมล
สำหรับผู้ใช้งาน Office 365 ซึ่งเป็นระบบอีเมลที่เรียกว่า Microsoft Exchange เป็นของค่าย Microsoft โดยตรง มีค่าใช้จ่ายเป็นรายปี การใช้งานสามารถทำงานคล้ายระบบ web mail ทั่วๆ ไป แต่ความเสถียรสูงกว่า เราสามารถตั้งค่า Out Of Office ได้ 2 ทาง
- ตั้งค่าผ่าน website ของ Office 365
- ตั้งค่าผ่าน Microsoft Outlook กรณีที่มีการติดตั้งและใช้งานเมลโปรแกรม
วิธีการตั้งค่า Out Of Office บน Office 365
- Login เข้าไปยัง Webmail ของ Microsoft Exchange
- เลือกหัวข้อ Outlook
- ที่ด้านบนของไอคอน จักรกล (settings) คลิกเลือก Automatic replies
- คลิกเลือก Send automatic replies
- ที่ด้านล่าง พิมพ์ข้อความที่ต้องการ เช่น ขณะนี้ผมลาพักร้อน 1 สัปดาห์ จะกลับมาทำงานวันที่.. เป็นต้น
- คลิกปุ่ม Save ด้านบน
วิธีการตั้งค่า Out Of Office บน Microsoft Outlook ของระบบ Office 365
- เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook (ทดสอบจาก Microsoft Outlook 2013)
- คลิกเมนู File
- คลิกเลือกหัวข้อ Automatic Replie
- คลิกเลือก Send automatic replies
- ที่ด้านล่าง พิมพ์ข้อความที่ต้องการ เช่น ขณะนี้ผมลาพักร้อน 1 สัปดาห์ จะกลับมาทำงานวันที่.. เป็นต้น
- คลิกปุ่ม OK เพื่อบันทึก
คุณทราบหรือไม่ว่า เวลาเราตั้งค่า Auto Replies เราสามารถกำหนดวันเวลาที่ต้องการให้แสดง และหยุดการส่ง Auto Replies ได้ด้วยเช้นกัน นั่นหมายความว่า เราสามารถตั้งค่าล่วงหน้าได้ด้วยเช่นกัน