เช็คข้อมูลซ้ำ ง่ายๆ บน Excel
ปัญหาข้อมูลซ้ำบน Excel
สำหรับระบบฐานข้อมูลขนาดใหญ่ ไม่ว่าจะเป็นฐานข้อมูลลูกข้อ ฐานข้อมูลสินค้า หรืออะไรก็ตามที่มีข้อมูลจำนวนมากๆ การพิมพ์ข้อมูลที่ผิดพลาด ซ้ำลงไปอาจเกิดได้ตลอดเวลา โดยเฉพาะกับการบันทึกข้อมูลเข้าโปรแกรม Microsoft Excel โดยตรง ดังนั้น การตรวจสอบและแก้ไขปัญหาดูจะไม่ใช่เรื่องยาก แต่ถ้าเรามีข้อมูลนับหมื่นๆ คงไม่ใช่เรื่องสนุกแน่ ตาลายกันพอดี บทความนี้จะมาแนะนำคำสั่งที่จะจัดการสิ่งเหล่านี้ให้เป็นเรื่องง่าย
คำสั่ง Remove Duplicate
อีกหนึ่งคำสั่งของ Microsoft Excel ที่จะช่วยให้ชีวิตในการทำงานง่ายและสะดวกมาขึ้น ส่วนตัวแล้วมีปัญหาเกี่ยวกับการจัดการกับฐานข้อมูลข้อมูล ซึ่งมีจำนวนมาก นับหมื่นๆ รายการ การจะมานั่งตรวจสอบและลบทีละรายการก็ดูจะเป็นเรื่องไม่สนุกนัก ดังนั้น จึงได้ทำการค้นหาตัวช่วยใน Microsoft Excel และก็พบทางออก อย่างไม่น่าเชื่อว เรามาดูกันเลยดีกว่าว่า จะมีขั้นตอนการทำงานอย่างไร
บทความนี้ทดสอลจาก Microsoft Excel เวอร์ชั่น 2010
วิธีการลบข้อมูลที่ Duplicate
ก่อนอื่น ควรตรวจสอบว่า อะไรคือหัวข้อหลักที่เราต้องการตรวจสอบ เช่น เบอร์โทรศัพท์ที่ซ้ำกัน หรืออีเมลที่ซ้ำกัน เป็นต้น พอใจได้ เราก็มาเริ่มต้นกันเลย ดังต่อไปนี้
- เปิดไฟล์ Microsoft Excel ที่ต้องการตรวจสอบ
- คลุมเซลต่างๆ ที่ต้องการตรวจสอบ
- คลิกแท็บด้านบน ชื่อว่า Data
- คลิกเลือกคำสั่งไอคอน Remove Duplicate
- จะพบหน้าต่าง Remove Duplicate
- จะพบหน้ามีการเลือก Columns ให้แบบอัตโนมัติ (ทั้งหมด)
- ให้ยกเลิกก่อนโดยการคลิกที่ Unselect All
- จากนั้น ก็กลับมาเลือกว่าจะเอา Column ไหนเป็นตัวเช็ค เช่น อีเมลซ้ำ เป็นต้น
- คลิกปุ่ม OK
เสร็จแล้วครับ เพียงเท่านี้ ข้อมูลที่ซ้ำกันในเซลที่เราต้องการ ก็จะถูกลบทิ้งไปแบบอัตโนมัติ ง่ายไหมครับ เพียงไม่กี่คลิกก็จัดการลบรายการข้อมูลซ้ำได้แล้ว ก็หวังว่าคงจะเป็นประโยชน์กับเพื่อนๆ อีกหลายๆ คนนะครับ ส่วนตัวผม ต้องบอกว่า สุดยอดเลย คำสั่งนี้ !
