วิธีแปลงไฟล์เป็น PDF ด้วย Microsoft Office

PDF ไฟล์คืออะไร

PDF ย่อมาจาก  Portable Document Format  คือไฟล์เอกสารประเภทหนึ่ง แต่มีคุณสมบัติที่สำคัญคือ แก้ไขไม่ได้ มีขนาดเล็ก และนิยมใช้ในการส่งผ่านอีเมล  ถึงแม้ว่าปัจจุบันไฟล์ PDF สามารถแปลงกลับมาในรูปแบบของเอกสาร Word, Excel ตามต้นฉบับแล้วก็ตาม แต่ก็ใช่ว่าจะสามารถทำได้ร้อยเปอร์เซ็นต์ อย่างไรก็ตาม PDF ยังเป็นไฟล์ที่นิยมใช้กับมากโดยเฉพาะในกลุ่มขององค์กร ธุรกิจทุกขนาดทั่วโลก

แล้วไม่ทราบว่า ตอนนี้คุณใช้โปรแแกรมหรือเครื่องมืออะไรในการแปลงไฟล์เป็น PDF

การแปลงไฟล์เป็น PDF มีกี่วิธี

1. ใช้โปรแกรมเสริมในการแปลงไฟล์
   ตัวอย่างเช่น โปรแกรม Adobe Acrobat, PDF Creator เป็นต้น เราจำเป็นจะต้องติดตั้งโปรแกรมเหล่านี้ก่อน และวิธีการแปลงไฟล์ก็คือการใช้คำสั่ง Print แต่แทนที่จะพิมพ์ออกทาง Printer แต่จะพิมพ์ออกมาทางกระดาษ (เราจะพบ driver ของเครื่องพิมพ์เพิ่มเข้ามาอีกหนึ่งตัว)
2. ใช้คำสั่ง Save As ภายในโปรแกรมนั้นๆ
   สำหรับผู้ใช้งาน Microsoft Office รุ่นใหม่ตั้งแต่ 2007 ขึ้นไป เราสามารถสั่ง Save as เป็น PDF ได้ทันที ไม่ว่าจะเป็น Microsoft Word, Microsoft Excel หรือ Microsoft PowerPoint

สำหรับผู้ใช้งาน Microsoft Office 2007

ถ้าต้องการแปลงไฟล์เป็น PDF ผู้ใช้งานจำเป็นจะต้องมีการดาวน์โหลดโปรแกรมเสริมของ Microsoft เพื่อให้สามารถเลือกบันทึกไฟล์เป็น PDF ได้โดยตรง  เพียงคลิกลิงค์ดาวน์โหลดด้านล้างนี้

• ลิงค์ดาวน์โหลด Microsoft Save as PDF or XPS

สำหรับโปรแกรมในตระกูล Microsoft Office 2010 ขึ้นไป สามารถแปลงไฟล์เป็น PDF ได้โดยตรง

วิธีการแปลงไฟล์เป็น PDF โปรแกรมตระกูล Microsoft Office

1. เปิดใช้งานโปรแกรมที่ต้องการ ไม่ว่าจะเป็น Microsoft Word, Microsoft Excel หรือ Microsoft PowerPoint
2. เปิดไฟล์งานที่ต้องการบันทึกเป็น PDF
3. เลือกคำสั่ง File
4. เลือกเมนู Save As
5. เลือกประเภทไฟล์เป็น PDF
6. คลิก Save เพื่อยืนยัน

ไฟล์ที่ได้ก็จะมีนามสกุล .PDF และสามารถเปิดอ่านได้ด้วยฟรีโปรแกรม Adobe Reader  ที่หลายๆ คงรู้จักกันดีอยู่แล้ว หรืออาจใช้ฟรีโปรแกรม PDF Reader อื่่นๆ ทั่วไป