Self Check-in ในโรงแรม
ประเทศไทย พร้อมให้บริการแล้วหรือยัง
โดยปกติ โรงแรมทั่วไปจะมีการให้บริการ Check-in เพื่อเป็นการลงทะเบียนผู้เข้าพัก โดยจะมีเจ้าหน้าที่ในส่วนบริการส่วนหน้า หรือ Front Office เข้ามาให้บริการ แต่ด้วยเทคโนโลยีที่พัฒนาไปมากขึ้น อนาคต อาจไม่จำเป็นต้องมีพนักงานในการให้บริการในเรื่องนี้
ในต่างประเทศโดยเฉพาะประเทศในเอเชีย เริ่มมีการให้บริการ Self Check-in ในธุรกิจโรงแรมบ้างแล้ว ไม่ว่าจะเป็นประเทศจีน ประเทศสิงค์โปร์ เป็นต้น การให้บริการ Self Check-in จะหมายถึง ลูกค้าที่มีการจองห้องพักล่วงหน้า สามารถทำการ Check-in ได้โดยตัวเอง ผ่านคอมพิวเตอร์หรือเครื่อง Kiosk โดยปกติจะมีขั้นตอนประมาณนี้
ขั้นตอนการทำ Self Check-in
- ลูกค้าใส่หมายเลข Confirmation Number ที่ได้รับจากโรงแรมผ่านทางอีเมล เพื่อทำการลงทะเบียน Check-in ผ่านคอมพิวเตอร์ด้วยตัวเอง
- จากนั้น โปรแกรมจะให้ใส่ Passport เพื่อ Scan และเพื่อตรวจสอบอีกครั้งว่า ถูกต้องหรือไม่ รวมทั้งจะมีการเก็บข้อมูลของลูกค้า ส่งไปเก็บยังระบบโรงแรม หรือที่เราเรียกว่า ระบบ PMS (Property Management System)
- จากนั้น เมื่อโปรแกรมตรวจสอบความถูกต้องได้แล้ว จากนั้นจะมีหน้าต่างให้ลงลายมือชื่อ เพื่อลงทะเบียนในระบบ E-Registration ในหน้าจอแท็บเล็ต กรณีที่ไม่ได้ใช้ Kiosk ในการทำ Self Check-in
- จากนั้น จะเป็นเรื่องการใส่บัตรเครดิต เพื่อเป็นการประกันการเข้าพัก
- ท้ายสุด ระบบก็จะให้ลูกค้า สามารถหยิบ Key Card เพื่อบันทึกข้อมูลห้องพักของลูกค้า เพื่อนำไปใช้ในการเปิดห้อง
อย่างไรก็ตาม ในระหว่างการทำ Self Check-in อาจมีหน้าต่างเพื่อทำการ Up-Selling อย่างเช่น การซื้อเพิ่มเติมในเรื่องอัพเกรดห้องพัก หรือการเพิ่มในส่วนของอาหารเช้า (ABF) กรณีที่จองห้องยังไม่ได้รวมอาหาร เป็นต้น
ในทุกๆ กระบวนการข้างต้น ดูเหมือนว่าไม่น่าจะมีปัญหาอะไร แต่ในความเป็นจริงแล้ว ประเทศไทยยังติดปัญหาในเรื่องของการลงทะเบียนแบบอิเลคทรอนิกส์ รวมทั้งเรื่องการเชื่อมต่อกับธนาคารในเรื่องของบัตรเครดิต แต่ก็หวังว่า คงจะมีการยอมรับและสามารถนำมาประยุกต์ใช้งานได้จริงๆ ในเร็วๆ นี้
เรื่องน่ารู้เกี่ยวกับการทำ Self Check-in
- การทำ Self Check-in ไม่ได้ทำการคนตกงาน เพราะอย่างไรก็ตาม โรงแรม 5 ดาว ส่วนใหญ่ก็ยังคงมีพนักงานในการให้บริการในด้านอื่นๆ รวมทั้ง ลูกค้าบางรายอาจไม่ค่อยมีความเข้าใจในเทคโนโลยี
- ลูกค้าที่มาในลักษณะของ Group อาจไม่สามารถใช้บริการ Self Check-in ได้
- การให้บริการ Self Check-in อาจสามารถรวมการให้บริการ Self Check-out ได้ด้วยเช่นกัน ทั้งนี้ ขึ้นกับเงื่อนไขของลูกค้าแต่ละราย
- บางระบบอาจใช้ Mobile Key ในการใช้งานเป็นกุญแจในการเข้าห้องพัก
โดยภาพรวมๆ แล้ว การให้บริการ Self Check-in สามารถนำไปใช้กับโรงแรมได้ทุกๆ ขนาด โดยเฉพาะโรงแรมขนาดใหญ่ มีจำนวนห้องมากๆ เพราะสามารถช่วยลดขั้นตอนการทำงาน หรือลดภาระของพนักงานได้บางส่วน รวมทั้งสามารถตอบโจทย์การให้บริการด้วยความรวดเร็วได้เป็นอย่างดี
ปัจจุบันปี 2019 ได้มีบริษัทที่พัฒนาโปรแกรมโรงแรมในประเทศไทย เริ่มมีการนำระบบ Self Check-in และ Self Check-out มาวางจำหน่ายแล้ว ใครสนใจก็ลองไปสอบถามกับบริษัที่พัฒนาโปรแกรมโรงแรมกันดูนะครับ เชื่อว่า น่าจะเป็นทางออกของใครอีกหลายๆ คน
บริษัทที่ให้บริการระบบ Self Check-in
- Aroame (ประเทศฝรั่งเศส) – http://www.ariane.com
- EasyFo Co., Ltd. (บริษัทไทย) – https://www.easyfo.com
- Myra Self Check-in (ประเทศสเปน) – https://myra.es
- Samsotech (ประเทศสหรัฐอาหรับเอมิเรตส์) – http://samsotech-id.com
- Sonas (ประเทศไต้หวัน) – https://sonas.tech