ทิป เทคนิคการใช้ Excel

Text to Columns คำสั่งแยกข้อมูล

Text to Columns

ทิปการใช้งาน Excel

ถ้าพูดถึงโปรแกรมในการบันทึกข้อมูลในรูปแบบตาราง เชื่อว่า คนส่วนใหญ่รู้จักดีกับโปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมที่มีความสามารถในด้านการบันทึกข้อมูลในรูปแบบตารางและสามารถคำนวณได้ด้วย

นอกจากนี้ยังมี Function ที่จะช่วยในการจัดการข้อมูลได้อย่างง่ายดาย และมีประสิทธิภาพมาก ดังตัวอย่างที่จะมาแนะนำ วิธีแยกข้อมูลในเซลเดียวกัน ออกจากกันแบบง่าย และรวดเร็ว

คำสั่ง Text to Columns

อีกหนึ่งคำสั่งที่มีประโยชน์มากๆ ซึ่งอยู่ในโปรแกรม Microsoft Excel เป็นคำสั่งที่ใช้สำหรับการแยกข้อมูลจากเซลปัจจุบัน ออกจากกัน โดยไม่จำเป็นต้องบันทึกข้อมูลใหม่ ตัวอย่างเช่น ข้อมูล ชื่อและนามสกุล ปกติบางคนอาจบันทึกอยู่ในเซลเดียวกัน แต่ถ้าจะแยกชื่อ และนามสกุล ออกเป็นคนเซล ถ้าจะให้บันทึกใหม่ก็ทำได้ไม่ยาก แต่ถ้าลองนึกดูว่า ถ้าเรามีข้อมูลสัก 500-1000 รายการ การจะมาบันทึกข้อมูลใหม่ คงต้องใช้เวลานานนับชั่วโมงเลย

คำสั่งที่เกี่ยวข้องที่ต้องใช้งาน

  • Data -> Text to Columns

วิธีใช้คำสั่ง Text to Columns

  1. เริ่มต้น ให้นำข้อมูล ชื่อและนามสกุล มาบันทึกลงใน Excel (อยู่ในเซลเดียวกัน)
  2. จากนั้น คลุมข้อความในส่วนของชื่อและนามสกุล ทุกเซล
  3. คลิกเมนู Data
  4. เลือกคำสั่ง Text to Columns และเลือก “Delimited”
  5. คลิก Next
  6. จากนั้นเลือก Delimiters เป็น “Tab” และ Space เพื่อบอกให้โปรแกรมแยกข้อความโดยดูจาก “ช่องว่าง”
  7. สามารถคลิก Next หรือ Finish ได้เลย
  8. ผลลัพธ์ที่ได้ ชื่อและนามสกุล จะแยกออกจากกันแบบอัตโนมัติ
Text to Columns – Microsoft Excel

เพียงเท่านี้ เราก็สามารถแยกข้อมูลออกเป็นสองส่วนได้เลย คำสั่งนี้ ยังสามารถนำไปใช้กรณีที่ข้อมูลของเรามีการบันทึกแยก บางครั้งก็แยกโดยใช้เครื่องหมายคอมม่า (,) หรืออัฒภาค (;) ทั้งนี้ ขึ้นกับข้อมูลของเราว่ามีการบันทึกอย่างไร ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ประเภท Text File หรือ CSV file