พิมพ์ก่อน แก้ไขทีหลังด้วย Microsoft Word

จุดเด่นอย่างหนึ่งของการสร้างเอกสารหรือจดหมายด้วย Microsoft Word นั่นคือ เราสามารถพิมพ์ข้อความต่างๆ ลงบนเอกสารก่อน จากนั้นค่อยมาปรับแต่งหรือแก้ไขข้อความที่สะกดผิดในภายหลังได้ รวมทั้ง สามารถบันทึกหรือ Save ไว้ในฮาร์ดดิกส์ และเรียกกลับมาแก้ไขได้อีกตามความต้องการ ซึ่งแตกต่างจากเครื่องพิมพ์ดีดทั่วไป ที่เมื่อพิมพ์แล้ว แก้ไขอะไรไม่ได้

Microsoft Word เป็นโปรแกรมสำหรับพิมพ์จดหมาย รายงาน ที่มีผู้ใช้งานมากที่สุดในโลก เช่นเดียวกับโปรแกรมอื่นๆ ในตระกูล Microsoft Office

ทิปพิมพ์เอกสารอย่างไรให้ถูกวิธีและเร็วสุดๆ

• เปิดไฟล์เอกสารใหม่ทุกครั้ง อย่าลืม Save ก่อนการเริ่มต้นพิมพ์งาน
  เทคนิคนี้ เพื่อป้องกันกรณีพิมพ์งานไปแล้ว แต่ไฟดับ ข้อมูลหายหมด อันนี้เป็นเรื่องเศร้าที่เกิดขึ้นได้กับทุกคน เพราะทุกคนไม่ได้ใช้ Notebook ในการทำงาน ดังนั้น จึงอาจเกิดปัญหาขึ้นได้ทุกเมื่อ และถึงแม้ว่า Microsoft Word จะมีความสามารถในการ Auto Save ก็ตาม แต่ก็ยังพบเห็นปัญหานี้อยู่เนืองๆ
• พิมพ์ก่อน ตกแต่งทีหลัง
  เทคนิคนี้ ช่วยให้การทำงานเร็วขึ้น คนบางคน มักพิมพ์ไป ตกแต่งไป ทำให้เสียเวลาค่อนข้างมาก เพราะเดี๋ยวแก้ตัวอักษร เดี๋ยวปรับให้เล็กให้ใหญ่ ไม่เสร็จสักที ดังนั้น การพิมพ์งานให้เสร็จก่อน แล้วค่อนมาปรับ รับประกันขึ้นสามารถทำงานได้เร็วขึ้นอย่างแน่นอน
• เรียกคำสั่งลัดในการปรับแต่งเอกสาร
  Microsoft Word เวอร์ชั่นใหม่ๆ ส่วนใหญ่ จะมีคำสั่งลัดในการตกแต่งข้อความหรือเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นการปรับแต่งตัวอักษร หนา บาง เอียง หรือแม้กระทั่งปรับขนาดก็สามารถเรียกใช้งานในคลิกเดียว วิธีการเรียกเมนูลัดให้คลิกขวาของเม้าส์ เราจะเห็นคำสั่งลัดให้เลือกใช้ได้อย่างสะดวกสบาย
• ใช้คำสั่งบน Keyboard แทนการคลิกไอคอน
  เพื่อเป็นการสร้างความคุ้นเคยในการทำงานให้เร็วขึ้น ขอแนะนำให้เพื่อนๆ ได้ทดลองใช้คำสั่งบน Keyboard แทนการใช้เม้าส์คลิกไอคอน หรือเมนูด้านบน ซึ่งจะช่วยให้การทำงานเร็วขึ้น เพราะมือไม่ต้องละวางจาก Keyboard เลย ทำให้ทำงานได้เร็วแบบเห็นๆ? สำหรับคำสั่งพื้นฐานที่สามารถใช้งานได้บน Microsoft Word และโปรแกรมอื่นๆ ทั่วไป (เห็นไหมครับ เรียนรู้ครั้งเดียวนำไปใช้ได้หลายโปรแกรม คุ้มมากๆ) ประกอบด้วย
  • Shift + End
    หมายถึง การคลุมข้อความจากจุดเริ่มต้น ไปท้ายสุด
  • Shift + Home
    หมายถึง การคลุมข้อความจากท้ายสุด ไปยังตำแหน่งแรก
  • Ctrl + C
    หมายถึง Copy
  • Ctrl + X
    หมายถึง Delete / Remove
    (แต่มีการ copy ไปในตัวด้วย)
  • Ctrl _+ V
    หมายถึง Paste หรือวางเอกสาร ข้อความ รูปภาพ นั้นๆ
    (ใช้ได้เมื่อมีการใช้คำสั่ง Ctrl+C หรือ คำสั่ง Ctrl +X แล้ว เท่านั้น)
  • Ctrl + S
    หมายถึง Save

เริ่มต้น แนะนำให้ลองจำ 6 คำสั่งบน Keyboard ดูก่อนครับ ให้ทดลองใช้งานเลยน่ะครับ จะได้ฝึกฝนให้ขึ้นใจ เวลาไปใช้โปรแกรมอื่นบนระบบปฏิบัติการ Windows ก็สามารถใช้คำสั่งนี้ได้ด้วยเช่นกัน

คุณทราบหรือไม่ว่า Microsoft Office เวอร์ชั่น 2007 ขึ้นไป เราสามารถเรียกดูคำสั่ง Keyboard Shortcut ได้ด้วยวิธีเปิดโปรแกรมที่ต้องการ เช่น Microsoft Word จากนั้นกดใหุ้ปุ่ม Alt หนึ่งครั้ง จะมีไอคอนสี่เหลี่ยมภายในมีตัวอักษร หรือตัวเลข ซึ่งเป็นคำสั่งให้เลือกใช้งานผ่าน Keyboard ได้นั่นเอง